Việc cung cấp chứng từ trong quy trình nhập hàng như phần trình bày của quy trình giao nhận chứng từ. Ở đây ta chỉ xét về đường đi của hàng hóa và thủ tục nhận hàng. việc nhận hàng nguyên container và hàng lẻ như sau:
Trường hợp nhận hàng lẻ:
Đối với trường hợp khách hàng yêu cầu công ty giao nhận tiếp vận thay mặt mình nhận hàng thì công ty giao nhận tiếp vận sẽ đến kho hàng lẻ (CFS) để nhận hàng và giao lại cho khách hàng.
Khi khách hàng không yêu cầu hay không ủy thác cho công ty giao nhận tiếp vận nhận hàng thay mình thì công ty giao nhận tiếp vận chỉ giao lệnh cho khách hàng khi họ xuất trình BH/L để tự ra kho hàng lẻ nhận hàng.
Thủ tục nhận hàng:
Nhân viên giao nhận của công ty giao nhận vận tiếp vận sẽ đến cảng hoặc đại lý hãng tàu để đóng phí chứng từ, phí hàng lẻ để nhận lệnh giao hàng (D/O). Sau đó nhận viên giao nhận tiếp vận sẽ mang D/O, commercial Invoice và Packing list đến văn phòng cảng ký nhận D/O để tìm vị trí để hàng, tại đây ta phải lưu lại một bản D/O.
Nhân viên giao nhận phải mang D/O đến kho vận làm phiếu xuất hàng, tại đây người giao nhận cũng phải lưu lại một bản D/O nữa và nơi đây làm” giấy xuất kho “ cho người giao nhận của công ty giao nhận tiếp vận ( hai bản ).
Tiếp theo, người giao nhận đem hai phiếu xuất kho này đến kho chưa hàng làm thủ tục xuất kho và tách riêng hàng hóa của mình ra chờ Hải Quan kiểm hóa, khi Hải Quan ký xác nhận và kiểm hóa xong thì coi như hàng đã được thông quan.
Trường hợp nhận hàng nguyên container:
Như đã nói ở trên nếu như khách hàng là tự nhận hàng tại container thì công ty giao nhận tiếp vận sẽ phát lệnh giao hàng cho khách hàng.
Nếu khách hàng nhờ công ty giao nhận tiếp vận nhận hàng thay mình thì công ty sẽ thay mặt khách hàng nhận hàng.
Thủ tục nhận hàng:
công ty giao nhận tiếp vận sẽ liên hệ với hãng tàu để nắm lại lịch trình tàu cho chính xác. Khi nhận được thông báo tàu đến ( Notice of arival ), với vai trò là người nhận hàng công ty sẽ cử nhân viên đến đại lý hãng tàu trình vận đơn để lấy D/O.
Sau đó đem D/O đến hải quan cảng đăng ký làm thủ tục hải quan, kiểm hóa và nhận chứng từ.
Người giao nhận đem chứng từ và D/O xuống cảng nhận hàng.
Nội dung làm thủ tục hải quan khi nhận hàng:
Nhân viên giao nhận của phòng giao nhận của công ty giao nhận tiếp vận sẽ làm thủ tục hải quan
Khai hải quan
Nhân viên giao nhận của công ty giao nhận tiếp vận sẽ khai báo các chi tiết liên quan đến hàng hóa trên tờ khai hải quan ( Customss declarrtion ) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu việc khai hải quan là phải chính xác và trung thực.
Nội dung của tờ khai hải quan là :
Loại hàng
Tên hàng
Số lượng
Tên phương tiện vận tải ( tên hãng tàu, tên tàu )
Xuất xứ hàng hóa ( nhập từ nước nào )
Bộ chứng từ khai hải quan hàng nhập bao gồm :
Tờ khai hải quan hàng nhập 2 bản chính
Hợp đồng ngoại thương 1 bản sao
Hóa đơn thương mại 1 bản chính, 1 bản sao
Phiếu đóng gói 1 bản chính, 1 bản sao
Vận đơn 1 bản sao
Giấy giới thiệu 1 bản chính.
Ngoài ra, tùy vào loại hình nhập khẩu, mặt hàng nhập khẩu… mà có thêm một số chứng từ khác như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm dịch, phụ lục tờ khai, tờ khai trị giá Gatt…
Nộp thuế nhập khẩu ( NK)
Nhận viên giao nhận của công ty giao nhận tiếp vận cần nắm rõ cách tính thuế nhập khẩu và các trường hợp miễn hoặc giảm thuế để làm căn cứ bảo vệ quyền lợi cho khách hàng.
Thuế NK = số lượng hay trọng lượng từng mặt hang * giá tính thuế* thuế suất.
Thuế VAT = Thuế NK + trị giá tính thuế * thuế suất ( nếu như mạt hàng không có thuế TTĐB)
Nhân viên hải quan tiến hành tiếp nhận tờ khai:
Kiểm tra tư cách pháp lý của người khai hàng nhập khẩu về chức năng, lý lịch của công ty, tình hình thuế trong hạn và quá hạn. Để có căn cứ xếp loại được gia hạn thuế hay phải đóng thuế ngay.Kiểm tra tờ khai và hồ sơ khai báo Hải Quan với hàng nhập khẩu. Kiểm tra chủng loại và số lượng chứng từ, việc kiểm tra được tiến hành trước sự chứng kiến của người giao nhận.
Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ theo quy định của nhà nước về mặt hàng nhập khẩu. Phân loại hồ sơ.Nhập dữ liệu khai báo tờ khai hàng nhập khẩu, lấy số tờ khai. In “ lệnh hình thức kiểm tra” ( là mẫu văn bản do hải quan phát hành nhằm xác định tính chất, hình thức việc kiểm tra hàng hóa cho từng tờ khai cụ thể, nó xác định cụ thể các tác nghiệp từ khi đăng ký tờ khai cho đến khi thông quan ), xác định tính chất mặt hàng và phân luồng kiểm tra theo sự phân tích của phần mềm máy tính. Bao gồm:
Luồng xanh ( miễn kiểm tra ):
Trách nhiệm khai báo trên tờ khai hải quan do doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm, Hải quan áp dụng hình thức miễn kiểm tra và cho vào thông quan ngay. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký tờ khai và được sự phê chuẩn đồng ý của lãnh đạo Hải Quan. Doanh nghiệp được đóng dầu miễn kiểm tra, nhận lại tờ khai được xác nhận đóng lệ phí hải quan và thông quan ngay tức khắc.
Luồng vàng ( kiểm tra giá thuế của các mặt hàng nhập khẩu được khai báo, miễn kiểm tra hàng hóa ):
Doanh nghiệp sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký tờ khai thì hồ sơ sẽ được chuyển sang bộ phận kiểm tra giá thuế để tiến hành kiểm tra tính hợp pháp về giá nhập khẩu và mức thuế suất mà doanh nghiệp khai báo, công chức hải quan phụ trách giá thuế ra thông báo xác nhận số thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào phía sau tờ khai. Nếu qua quá trình kiểm tra việc quy giá thuế phù hợp với thực tế dữ liệu lưu trữ của cơ quan Hải Quan công chức Hải Quan thuế sẽ ký xác nhận vào tờ khai tại ô số (36) của tờ khai và ghi ý kiến của mình vào đó, trình lãnh đạo đội kiểm báo ký duyệt và chuyển lên lãnh đạo Hải Quan cửa khẩu xác nhận cho thông quan. Đại diện doanh nghiệp đóng phí Hải Quan, thuế nhập khẩu, VAT nếu có và nhận lại tờ khai để thông quan hàng.
Luồng đỏ ( kiểm tra hàng nhập khẩu )
Hồ sơ sau khi được đăng ký xong sẽ chuyển qua làm tiếp phần kiểm tra thuế như luồng vàng, sau đó sẽ trình lãnh đạo cửa khẩu để duyệt tỷ lệ kiểm tra hàng hóa ( VD: kiểm tra 5% 10% hoặc toàn bộ… ) nếu hàng hóa thuộc những mặt hàng có tỷ lệ gian lận thương mại cao thì lãnh đạo hải quan có quyền đề xuất kết hợp kiểm tra hàng hóa giữa 2 công chức kiểm hóa với tổ kiểm hoát cửa khẩu để kiểm tra.
