KPI là gì?

1. KPI là gì?

Cách giải thích đơn giản về KPI là một cách đo lường hiệu quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp làm tốt như thế nào. KPI là viết tắt của KeyPerformance Indicator – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

2. Mục đích của việc sử dụng KPIs trong đánh giá thực hiện công việc

Việc sử dụng KPIs trong đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích:

Thứ nhất, đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.

Các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.

Việc sử dụng các chỉ số KPIs góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn…

3. Mục tiêu khi xây dựng KPIs

Là 1 công cụ dùng trong ĐGTHCV, nên khi xây dựng hệ thống KPIs những nhà quản lý cũng cố gắng và hướng đến đảm bảo được tiêu chí SMART:

1. S – Specific: Cụ thể
2. M – Measurable: Đo lường được
3. A – Achiveable: Có thể đạt được
4. R – Realistics:Thực tế
5. T – Timbound: Có thời hạn cụ thể

Không phải là yêu cầu bắt buộc khi xây dựng KPIs, tuy nhiên nếu hệ thống KPIs cuả tổ chức đảm đạt được tiêu chí SMART thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc sẽ rất cao.

4. KPI cho sale – marketing:

4.1. Tỷ lệ phản hồi / tổng số gửi đi:

– Công thức = Tổng số phản hồi khách hàng / Tổng số thông tin gửi tới khách hàng.

– Tỷ lệ này đo lường hiệu quả của marketing trực tiếp của các sale rep. Các chương trình markeing trực tiếp có thể là gửi thư, gửi email …

4.2 Tỷ lệ khách hàng bị mất sau khi mua hàng lầu đầu:

– Công thức = Tổng số khách hàng mua hàng lần đầu bỏ đi / Tổng số khách hàng mua hàng lần đầu.

– Tỷ lệ này thấp có thể do các nguyên nhân: sản phẩm của không phù hợp, sản phẩm tốt nhưng quảng cáo không tốt dẫn đến khách hàng không phải mục tiêu lại đi mua hàng của…

4.3 Mức độ biết đến sản phẩm: đo lường trước và sau quảng cáo.

– Tỷ lệ = Số người nhận ra sản phẩm của / Tổng số người thu thập.

– Tỷ lệ này được đo lường trước và sau khi quảng cáo.

5. Đánh giá KPI hiệu quả nhân sự:

5.1 Tỷ lệ vòng đời nhân viên

– Tỷ lệ vòng đời của nhân viên = Tổng thời gian phục vụ trong DN của tất cả nhân viên/ Tổng số nhân viên doanh nghiệp đã tuyển.

– Có thể tính vòng đời cho toàn công ty và cho chức danh, cho bộ phận.

– Đối với chức danh nếu vòng đời quá thấp, điều này có thể không phải do phía công ty mà do bản chất của xã hội, ví dụ các chức danh hay làm thời vụ.

– Đối với các bộ phận, một phần có thể do cách quản lý của trưởng bộ phận dẫn đến vòng đời của NV thấp.

5.2 Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ:

– Công thức = Số nhân viên không hoàn thành / Tổng số nhân viên.

– Xem xét tỷ lệ này của toàn công ty và của từng bộ phận.

6. KPI cho sản xuất:

6.1 Tỷ lệ sử dụng NVL tiêu hao:

– Công thức = Số lượng tiêu hao thực tế ngoài định mức / Số lượng tiêu hao cho phép.

– Tỷ lệ này đo lường bằng tỷ lệ 100% . Tỷ lệ càng cao chứng tỏ doanh nghiệp đã tiêu tốt càng nhiều NVL ngoài định mức.

– Tỷ lệ này giúp  xác định mức tiêu hao trung bình của NVL từ đó có quyết định tỷ lệ phù hợp cho các đơn hàng sắp tới. Ở các đơn vị gia công, tỷ lệ tiêu hao thấp giúp cho DN sẽ có thêm nguồn thu nhập khi bán lại các NVL tiêu hao còn dư.

Có 2 chỉ số cần trong các chiến dịch Digital Marketing là Increase Awareness (dành cho giới đầu cơ) & Performance (dành cho khách buyer)

7. Ưu điểm khi sử dụng KPIs trong ĐGTHCV

– Nó có thể là một cách rất nhanh cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược.

– Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.

– Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của tổ chức, phòng/ban hoặc một nhân viên nào đó của mình để từ đó có hướng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên.

– Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được.

– Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được, từ đó việc ĐGTHCV sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng.

8. Nhược điểm khi sử dụng hệ thống KPIs

– Nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được tiêu chí SMART thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống ĐGTHCV mà còn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức nói chung.

– Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí Specific (cụ thể) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.

– Các chỉ số không đạt tiêu chí measuarable (đo lường được): Như vậy khi đưa ra các tiêu chí không còn ý nghĩa đo lường kết quả THCV.

– Các chỉ số KPIs không đạt được tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế):…: Mục tiêu xây dựng quá xa vời so với thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình. Điều này dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc.

– Các chỉ số KPIs không có hạn định cụ thể: người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành. Điều này gây khó khăn rất lớn cho người lao động trong quá trình thực hiện công việc

– Khi sử dụng các tiêu chí KPIs làm mục tiêu thì phải thay đổi theo mục tiêu của tổ chức, nó không có hiệu quả cao nếu được sử dụng theo thời gian dài.