SAP ERP là gì ?

SAP ERP là gì ?

SAP ERP( Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định doanh nghiệp được phát triển bởi công ty SAP của Đức. SAP ERP kết hợp các chức năng kinh doanh chính của một tổ chức. Phiên bản đầu tiên (SAP ERP 6.0) được ra đời năm 2006.SAP cung cấp một loạt các kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) các ứng dụng bao gồm cả quản lý quan hệ khách hàng (CRM-Customer Relationship Management), quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý dòng sản phẩm, và quản lý chuỗi cung ứng. Ngoài ra SAP cũng cung cấp các phần mềm tích hợp, tùy biến với các đối tác của SAP. Ứng dụng phần mềm SAP ERP vào quản trị chuỗi cung ứng vô cùng phong phú.

Tính năng

Quản lý bán hàng:

• Qui trình bán hàng được theo dõi chặt chẽ, cho phép phân tích doanh thu, dự báo lợi nhuận, phát hiện cơ hội thông qua các báo cáo và các bảng chỉ số Dịch vụ – Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng cho phép quản trị các phản hồi từ khách hàng, các hợp đồng dịch vụ, quản lý các cuộc gọi và mọi hoạt động tương tác với khách hàng.

Quản lý mua hàng:

• Quản lý và duy trì quan hệ với các nhà cung cấp thông qua việc quản lý các đơn đặt hàng, số lượng hàng, mức lợi nhuận, nợ tồn, quá trình thanh toán và khả năng tính toán giá trị nhập kho

Quản lý kho:

• Hệ thống quản lý kho cho phép quản lý hàng tồn kho, chính sách về giá, nhập xuất kho… Đồng thời kết hợp chặt chẽ với việc đặt hàng và bán hàng Sản xuất – Quản lý yêu cầu về nguyên vật liệu và công cụ tự động qua 5 bước đơn giản theo từng ngữ cảnh do nhiều người định nghĩa. Có thể dự đoán nhu cầu thông qua các chỉ sốdự báo có sẵn

Quản lý tài chính:

• Cho phép quản lý các hoạt động tài chính kế toán như kế toán tổng hợp, các bút toán, ngân sách với những công cụ nhanh chóng, tiện lợi. Đồng thời, cung cấp các báo cáo từ các hoạt động trên. Để thích ứng một sản phẩm ERP tổng quát cho nhu cầu cụ thể và đặc thù của doanh nghiệp, BYF cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai SAP Business One. Với kinh nghiệm thiết kế và phát triển phần mềm, BYF đã chuyển giao thành công sản phẩm này cho nhiều khách hàng, đáp ứng yêu cầu quản lý đặc thù của họ.
• Đặc biệt BYF đã thích ứng SAP Business One cho phù hợp với yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Việt Nam và quy định về quản lý tài chính của Việt Nam.

Các phân hệ của phần mềm

CÁC MODULE CỦA HỆ THỐNG:

1. Module kế toán

• Lập danh mục tài khoản theo dõi.
• Lập các danh mục liên quan.

Kế toán kho

• Lập phiếu nhập kho.
• Phân bổ chi phí theo từng hóa đơn và ghi nhận công nợ, giá trị hàng hóa.
• Tự động tính giá xuất kho theo qui định của doanh nghiệp.
• In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản.
• Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.

Kế toán mua hàng

• Lập phiếu mua hàng, theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng tài khoản.
• Lập và theo dõi công nợ hàng trả lại nhà cung cấp.
• Lập các chứng từ thanh toán tiền hàng nhà cung cấp theo nhiều phương thức thanh toán khác nhau (Tiền mặt, chuyển khoản…).
• Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.

Kế toán bán hàng

• Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu, công nợ phải thu, chi phí bán hàng, chiết khấu hàng bán….
• Lập, theo dõi và xử lý hàng hóa khách hàng trả lại.
• Lập các chứng từ thanh toán tiền bán hàng đối với từng khách hàng,
• Theo nhiều phương thức thanh toán khác nhau (tiền mặt, chuyển khoản…).
• Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ khác nhau.
• Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.

Kế toán tiền mặt, tiền gởi ngân hàng

• Phiếu thu tiền.
• Phiếu chi tiền.
• Báo cáo quỹ tiền mặt.
• Nhật ký thu tiền.
• Nhật ký chi tiền.
• Báo phát sinh nợ ngân hàng.
• Báo phát sinh có ngân hàng.
• Ủy nhiệm chi.
• Sổ quỹ tiền gởi ngân hàng

Kế toán tổng hợp

• Bút toán tổng hợp.
• Kết xuất số liệu báo cáo.

Kế toán tài sản cố định.

• Phát sinh tăng TSCĐ.
• Phát sinh giảm TSCĐ.
• Quản lý sổ TSCĐ.
• Bảng khấu hao TSCĐ.
• Bảng kê TSCĐ thanh lý, nhượng bán.
• Thẻ TSCĐ.

Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ.

• Kết chuyển chi phí tự động.
• Trích khấu hao tự động.
• Tự động xác định kết quả nghiệp vụ tài chính và kết chuyển.

Hệ thống báo cáo.

• Sổ cái tổng hợp.
• Sổ cái chi tiết các tài khoản.
• Bảng cân đối số phát sinh.
• Bảng kê hóa đơn VAT đầu vào.
• Bảng kê hóa đơn VAT đầu ra.
• Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, chứng từ.
• Bản cân đối kế toán.
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

2. Module Quản lý mua hàng.

• Quản lý danh mục nhà cung cấp.
• Quản lý danh mục vật tư nguyên phụ liệu và các thuộc tính của nguyên phụ liệu.
• Quản lý đơn đặt hàng nhà cung cấp, thiết lập điều khoản giao nhận hàng.
• Theo dõi quá trình giao nhận hàng.
• Lập phiếu nhập kho hàng thừa kế các thông tin từ đơn đặt hàng.
• Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp.
• Theo dõi các đơn hàng đến hạn thanh toán nhà cung cấp.
• Lập phiếu trả hàng nhà cung cấp khi có nghiệp vụ trả hàng.
• Báo cáo theo dõi tình trạng cung cấp hàng của các đơn hàng.
• Báo cáo tình hình nhập hàng theo ngày/tháng/năm.
• Bảng kê đơn hàng, các mặt hàng nhập về theo từng thời điểm, từng nhà cung cấp.
• Báo cáo công nợ phải trả.
• Các nghiệp vụ quản lý và báo cáo khác.

3. Module quản lý bán hàng.

• Quản lý danh mục khách hàng.
• Quản lý danh mục hàng hoá và các danh mục về thuộc tính (màu sắc, kích cỡ…).
• Định nghĩa các loại giá bán hàng hóa.
• Định giá bán theo các loại giá định nghĩa, theo từng mặt hàng cụ thể.
• Thiết lập bảng báo giá tới khách hàng theo các loại giá khác nhau.
• Quản lý các đơn hàng của từng khách hàng có thể kế thừa từ bảng báo giá.
• Quản lý theo dõi tình trạng đơn hàng.
• Lập hóa đơn bán hàng (Kiêm phiếu xuất kho), có thể kế thừa thông tin từ đơn đặt hàng của khách.
• Phân công nhân viên giao hàng, theo dõi quá trình giao hàng của từng hóa đơn.
• Theo dõi công nợ vượt giới hạn về số tiền của từng khách hàng, theo nhân viên quản lý khách hàng.
• Theo dõi các hóa đơn đến hạn thanh toán và quá trình thanh toán của từng hóa đơn.
• Bảng kê đơn đặt hàng theo từng thời điểm, theo từng khách hàng.
• Bảng kê hóa đơn bán hàng theo từng thời điểm, theo từng khách hàng, theo từng nhân viên bán hàng.
• Bảng kê các hóa đơn có chiết khấu.
• Ghi nhận và xử lý các hóa đơn hàng trả lại của khách hàng.
• Theo dõi hóa đơn GTGT đầu ra.
• Các nghiệp vụ quản lý và báo cáo khác.

4. Module quản lý kho.

• Quản lý danh mục kho (Kho nguyên liệu nhập khẩu, nội địa …)
• Nhập kho vật tư hàng hóa (có theo dõi theo số seri).
• Phân bổ chi phí mua hàng tự động theo các tiêu chí (Số lượng hàng hóa, trị giá hàng hóa) hoặc người dùng tự phân bổ (các chi phí như: bốc xếp, vận chuyển, nhập khẩu…).
• Xuất kho nội bộ, nhập xuất điều chỉnh.
• Xuất chuyển kho.
• Theo dõi nhập/ xuất/ tồn kho theo từng thời điểm, từng kho, theo từng mặt hàng và từng số seri.
• In thẻ kho theo từng mặt hàng, từng kho.
• Báo cáo mặt hàng tồn dưới hoặc bằng mức tồn kho tối thiểu.
• Báo cáo kiểm kê kho.
• Theo dõi định mức từng kho.
• Các nghiệp vụ quản lý và báo cáo khác.

5. Module Quản lý quá trình bảo hành, bảo trì sản phẩm.

• Quản lý danh mục phụ tùng thay thế, bảo hành.
• Quản lý danh mục thiết bị đã bán.
• Quản lý nhân viên ở trung tâm bảo hành.
• Quản lý danh mục phiếu bảo hành.
• Quản lý danh mục thiết bị đã hết hạn bảo hành.
• Quản lý danh mục thiết bị đến lịch hẹn bảo trì.
• Thống kê sản phẩm hư hao.
• Các báo cáo khác.

6. Module hệ thống

• Quản lý danh mục bộ phận.
• Quản lý danh mục nhân viên.
• Danh mục sản phẩm.
• Danh mục hợp đồng.
• Danh mục loại hóa đơn.
• Danh mục khu vực.
• Danh mục hãng sản xuất.
• Danh mục ngành hàng.
• Danh mục loại chi phí.
• Danh mục tiền tệ.
• Quản lý danh mục người dùng.
• Phân quyền sử dụng hệ thống.
• Backup – Restore dữ liệu, tạo dữ liệu mới.
• Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các đơn vị với trung tâm.

Ứng dụng phần mềm SAP ERP vào quản trị chuỗi cung ứng:

Nắm bắt thông tin theo giời gian thực (Real-time visibility)

Giải pháp ERP giúp liên kết khách hàng với người dùng, hỗ trợ lên kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế thay vì những dự báo quá lạc quan. Những công ty bán lẻ hàng đầu đã sử dụng hệ thống ERP từ lâu và nó đã ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp.

Ngày nay, ERP đã có thể hỗ trợ chi tiết đến mức mà khi ai đó mua một chiếc áo thun tại một siêu thị Wal-mart bất kỳ trên thế giới thì đơn mua hàng đã sẵn sàng được gửi tới nhà sản xuất chiếc áo này và thậm chí cả các nhà cung cấp vải ngay lập tức.

Cải thiện sự minh bạch

Hôm nay, bạn buộc phải chờ một email thông báo để chạy báo cáo thời gian từ lúc có hàng đến ngày hẹn (available-to-promise report). Vì thế đến ngày mai, bạn mới có thể cho khách hàng chạy một báo cáo tương tự. Tại sao lại phải tốn nhiều thời gian như thế ?
Khả năng báo cáo minh bạch của hệ thống ERP có thể giúp cung cấp cho khách hàng những thông tin về thời gian có hàng hiện tại hoặc trong tương lai. Từ đó, khách hàng có thể lên kế hoạch cho sản phẩm mới của họ dựa trên khả năng cung cấp hàng của công ty bạn

Hợp tác hóa quy trình

Một trong những chức năng quan trọng không kém chức năng phân quyền trong hệ thống ERP là chức năng hợp tác trong các quy trình và dự án giữa các bộ phận với nhau cũng đang ngày trở nên đặc biệt quan trọng.
Trong chuỗi cung ứng, quá trình này có thể chuyển thành sự cộng tác giữa doanh nghiệp và khách hàng trong các dự án lâu dài hoặc với các nhà cung cấp trong các hợp đồng ngắn hạn.

Quản lý theo vòng đời sản phẩm.

Một số sản phẩm có vòng đời rất ngắn và thay đổi theo từng ngày. Một số sản phẩm thì lại phát triển và trở nên tốt hơn. Chúng ta có thể sử dụng dữ liệu lớn (big data) để phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực của khách hàng.
Hãy tưởng tượng nếu hệ thống ERP chuỗi cung ứng của bạn có thể quản lý vòng đời sản phẩm. Bạn có phải đẩy thêm dữ liệu bên ngoài vào để thêm điều kiện cho dữ liệu sẵn có bên trong của bạn không? Các biến thứ cấp nào có liên quan tới dữ liệu vòng đời của sản phẩm? Yếu tố mùa vụ? Điều kiện thời tiết? Có thể thấy rằng những thông tin này giúp việc ra quyết định của bạn sâu hơn và chính xác hơn.
d. Phản hồi theo thời gian thực
Hiện tại, chúng ta đã có thể kết nối điện thoại thông minh (smartphone) với hệ thống ERP chuỗi cung ứng thông qua các ứng dụng điện thoại. Liệu rằng chúng ta có thể tăng cường kết nối này khiến nó trở nên rõ rệt hơn nữa cho tất cả các nhân viên thông qua cài đặt một chương trình BYOD (Bring your own device – sử dụng thiết bị cá nhân giải quyết công việc) cho từng nhân viên của bạn.
Dữ liệu nào họ có thể truy cập tức thời ? Địa điểm giao hàng chính xác và thời gian có thể bắt đầu sản xuất. Khi nào kỹ thuật viên có thể đến gặp khách hàng mà không phải theo khung giờ chuẩn? Khách hàng chỉ sử dụng phần cuối cùng trước thời hạn. Liệu rằng chúng ta có phải chờ đợi một cuộc gọi trong lo lắng hay có thể tái sản xuất sản phẩm ngay?