Trong quá trình giao hàng hay nhận hàng đều cần có hóa đơn thương mại làm chứng từ. Đây sẽ là cơ sở cho việc xác nhận về số lượng hàng hóa, chủng loại, hình thức vận chuyển hàng hóa, hình thức thanh toán… Chính vì vậy, người dùng hóa đơn thương mại nên biết về những nội dung cần thiết của một hóa đơn thương mại nhằm đảm bảo lợi ích của mình.
Trên một hóa đơn thương mại điện tử sẽ có nhiều trường thông tin khác nhau. Tuy nhiên, sẽ có những trường thông tin căn bản cần thiết. Việc thêm bớt những trường thông tin này sẽ do người sử dụng quyết định nhưng vẫn phải đảm bảo đúng theo quy định của bộ Tài Chính ban hành.
Những thông tin cần có trên một hóa đơn thương mại
1. Ngày tháng lập hóa đơn thương mại
Đây là cột mốc thời gian lập hóa đơn thương mại, khi tiến hành giao nhận hóa đơn nếu không có trường dữ liệu này thì không nên giao dịch.
2. Thông tin người mua, người bán hàng hóa
Thông tin gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế…
Những thông tin cá nhân/ tổ chức này vô cùng quan trọng vì nó xác định được vai trò của người giao dịch. Việc khai báo nên đầy đủ cẩn trọng tránh sai sót không trùng khớp với các loại giấy tờ đi kèm khác.
3. Thông tin hàng hóa
Thông tin gồm: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký hiệu mã…
Phần thông tin hàng hóa sẽ theo quy định thỏa thuận giữa người mua người bán từ trước. Khi thể hiện trên hóa đơn thì cả hai cùng chấp thuận và thực hiện theo đúng quy ước. Mã hàng hóa cũng sẽ được chuẩn hóa theo thỏa thuận.
4. Ngày gửi hàng
Thông tin ngày gửi hàng sẽ được điền đầy đủ để cả hai bên mua bán có thể đối chiếu và đối soát kiểm kê khi cần thiết.
5. Tên tàu, thuyền, số chuyến
Thông tin phương tiện vận chuyển cũng được ghi nhận trên hóa đơn thương mại nhằm quản lý kiểm soát hàng hóa tại khâu vận chuyển nhằm tránh tình trạng thất thoát, đánh tráo không đáng có.
6. Ngày rời cảng, ngày dự kiến hàng đến
Thông tin về quá trình vận chuyển nhập cũng như xuất hàng cũng được thể hiện trên hóa đơn thương mại.
7. Địa chỉ cảng đi, cảng đến
Thông tin về địa chỉ kho, cảng nhập xuất hàng hóa được thể hiện trên hóa đơn thương mại.
8. Điều kiện giao hàng
Là điều khoản thỏa thuận của bên mua và bên bán. Khi đã ghi rõ trên hóa đơn thương mại thì nó có tính pháp lý buộc cả hai bên tuân thủ theo quy định.
9. Điều kiện và điều khoản thanh toán
Về việc thanh toán kèm điều kiện điều khoản cũng được nếu rõ tại hóa đơn thương mại. Đây là thỏa thuận của hai bên.
Với các yếu tố trên thì căn cứ vào tình hình thực tế của bên mua và bên bán mà những thông tin có thể được chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp. Tuy nhiên khi đã thể hiện trên hóa đơn thương mại thì tất cả đều trở thành quy định và tính pháp lý.
Vì vậy, để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, những trường thông tin nào cần thỏa thuận thì bên mua và bên bán nên thỏa thuận. Đồng thời, việc lựa chọn thông tin ghi trên hóa đơn cũng nên được thực hiện trước.
