Booking Air Freight Đi Châu Âu: Quy Trình Và Những Lưu Ý Quan Trọng

Booking Air Freight Đi Châu Âu: Quy Trình Và Những Lưu Ý Quan Trọng

Châu Âu là một trong những thị trường xuất nhập khẩu quan trọng của Việt Nam. Nhu cầu vận chuyển hàng hóa đến Đức, Pháp, Hà Lan, Ý, Tây Ban Nha và nhiều quốc gia khác ngày càng đa dạng.

Đối với những lô hàng cần giao nhanh, vận chuyển bằng đường hàng không là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, trước khi hàng được đưa lên máy bay, doanh nghiệp cần thực hiện booking Air Freight.

Vậy booking Air Freight đi Châu Âu gồm những bước nào? Cần chuẩn bị những thông tin gì để hạn chế phát sinh chi phí và chậm trễ? Cùng Indochina Post Logistics tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Booking Air Freight Đi Châu Âu Là Gì?

Booking Air Freight đi Châu Âu là quá trình đặt chỗ vận chuyển hàng hóa trên các chuyến bay quốc tế từ Việt Nam đến các quốc gia thuộc khu vực Châu Âu.

Thông qua booking, doanh nghiệp hoặc đơn vị logistics đăng ký thông tin lô hàng với hãng hàng không. Sau khi được xác nhận, lô hàng sẽ được sắp xếp theo lịch khai thác phù hợp.

Thông tin booking thường bao gồm:

• Thông tin người gửi và người nhận.
• Tên hàng hóa và mã HS (nếu cần).
• Số lượng kiện hàng.
• Trọng lượng thực tế.
• Kích thước từng kiện.
• Sân bay khởi hành và sân bay đến.
• Ngày bay dự kiến.
• Yêu cầu vận chuyển đặc biệt.

Tùy vào tuyến bay và hãng hàng không, hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp hoặc quá cảnh tại một sân bay trung chuyển.

2. Quy Trình Booking Air Freight Đi Châu Âu

Để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng kế hoạch, doanh nghiệp cần thực hiện booking theo quy trình cụ thể.

Bước 1: Tiếp Nhận Thông Tin Lô Hàng

Đơn vị logistics tiếp nhận thông tin từ khách hàng để đánh giá khả năng vận chuyển.

Các thông tin cần cung cấp gồm:

• Tên hàng hóa và đặc tính sản phẩm.
• Trọng lượng thực tế của lô hàng.
• Kích thước dài, rộng, cao của từng kiện.
• Số lượng kiện hàng.
• Địa chỉ nhận hàng tại Việt Nam.
• Địa chỉ giao hàng tại Châu Âu.
• Thời gian khách hàng mong muốn nhận hàng.

Đối với hàng đặc biệt, khách hàng cần cung cấp thêm thông tin về thành phần, cách đóng gói và điều kiện bảo quản.

Bước 2: Kiểm Tra Khả Năng Vận Chuyển

Sau khi nhận thông tin, đơn vị logistics tiến hành kiểm tra tính chất hàng hóa.

Không phải tất cả mặt hàng đều được hãng hàng không chấp nhận vận chuyển. Một số sản phẩm có thể thuộc danh mục hàng hạn chế hoặc cần giấy phép chuyên ngành.

Các nhóm hàng cần kiểm tra kỹ gồm:

• Mỹ phẩm và sản phẩm dạng lỏng.
• Thực phẩm khô và thực phẩm chế biến.
• Pin, thiết bị điện tử.
• Hàng có chứa chất dễ cháy.
• Hàng dễ vỡ và hàng có giá trị cao.
• Hàng cần điều kiện nhiệt độ đặc biệt.

Việc kiểm tra từ đầu giúp hạn chế tình trạng hàng bị từ chối tại kho sân bay.

Bước 3: Kiểm Tra Lịch Bay Và Báo Giá

Đơn vị logistics liên hệ hãng hàng không hoặc đại lý để kiểm tra lịch khai thác.

Một số nội dung cần xác nhận gồm:

• Tuyến bay từ Việt Nam đến Châu Âu.
• Sân bay đến tại quốc gia nhận hàng.
• Thời gian dự kiến khởi hành.
• Thời gian vận chuyển dự kiến.
• Tình trạng chỗ trên chuyến bay.
• Mức cước và các khoản phụ phí.

Sau đó, đơn vị logistics gửi báo giá để khách hàng lựa chọn phương án phù hợp.

Bước 4: Tiến Hành Booking Với Hãng Hàng Không

Sau khi khách hàng đồng ý báo giá, đơn vị logistics tiến hành gửi yêu cầu booking.

Thông tin đặt chỗ cần đảm bảo chính xác và thống nhất với thông tin lô hàng thực tế.

Khi booking được xác nhận, đơn vị vận chuyển sẽ thông báo lịch trình và thời gian bàn giao hàng.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng xác nhận booking không đồng nghĩa với việc hàng đã hoàn tất thủ tục xuất khẩu hoặc chắc chắn được xếp lên chuyến bay.

Bước 5: Đóng Gói Và Bàn Giao Hàng Hóa

Hàng hóa cần được đóng gói theo tiêu chuẩn vận chuyển hàng không.

Tùy theo đặc tính sản phẩm, doanh nghiệp có thể sử dụng thùng carton, kiện gỗ hoặc vật liệu bảo vệ chuyên dụng.

Đối với hàng dễ vỡ, cần gia cố các góc và hạn chế khoảng trống bên trong kiện hàng.

Sau khi hoàn tất đóng gói, hàng được đưa đến kho hàng không để cân đo, kiểm tra và thực hiện các thủ tục liên quan.

Bước 6: Hoàn Thiện Chứng Từ Và Thủ Tục Xuất Khẩu

Đây là bước quan trọng trước khi hàng được đưa lên máy bay.

Tùy loại hàng và yêu cầu của từng quốc gia, bộ chứng từ có thể bao gồm:

• Commercial Invoice (hóa đơn thương mại).
• Packing List (phiếu đóng gói).
• Air Waybill – AWB (vận đơn hàng không).
• Tờ khai hải quan xuất khẩu.
• Giấy chứng nhận xuất xứ C/O nếu cần.
• Giấy kiểm dịch hoặc chứng nhận chuyên ngành nếu được yêu cầu.

Thông tin trên chứng từ cần thống nhất với hàng hóa thực tế. Sai lệch có thể khiến lô hàng phải điều chỉnh hoặc kiểm tra bổ sung.

Bước 7: Theo Dõi Chuyến Bay Và Giao Hàng

Sau khi hàng hoàn tất các thủ tục và được hãng hàng không tiếp nhận, đơn vị logistics tiến hành theo dõi hành trình.

Khi hàng đến sân bay tại Châu Âu, lô hàng tiếp tục thực hiện thủ tục nhập khẩu và kiểm tra theo quy định.

Sau khi hoàn tất thông quan, hàng được bàn giao cho người nhận hoặc đơn vị giao hàng nội địa theo thỏa thuận.

3. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Booking Air Freight Đi Châu Âu

Để hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý những vấn đề sau.

3.1. Khai Báo Chính Xác Trọng Lượng Và Kích Thước

Cước vận chuyển hàng không thường được tính theo trọng lượng tính cước.

Đây là giá trị lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích.

Công thức tham khảo:

Trọng lượng thể tích (kg) = Dài × Rộng × Cao (cm) / 6000.

Một số hãng hoặc dịch vụ có thể áp dụng hệ số khác. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác nhận trước với đơn vị vận chuyển.

Nếu kích thước thực tế lớn hơn thông tin ban đầu, cước phí có thể thay đổi sau khi hàng được cân đo tại kho.

3.2. Kiểm Tra Quy Định Nhập Khẩu Của Từng Quốc Gia

Châu Âu có nhiều quy định kiểm soát hàng hóa nhập khẩu. Tuy nhiên, mỗi nhóm sản phẩm có thể chịu yêu cầu khác nhau.

Ví dụ:

• Thực phẩm có thể cần đáp ứng yêu cầu về an toàn thực phẩm.
• Mỹ phẩm cần tuân thủ quy định quản lý mỹ phẩm của EU.
• Sản phẩm có nguồn gốc động vật có thể cần chứng từ kiểm dịch.
• Thiết bị điện tử có thể phải đáp ứng tiêu chuẩn an toàn và kỹ thuật.
• Hàng hóa có nguồn gốc thực vật có thể cần kiểm dịch thực vật.

Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định tại quốc gia nhập khẩu trước khi booking.

3.3. Lựa Chọn Tuyến Bay Phù Hợp

Tuyến bay ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí vận chuyển.

Một số điểm đến phổ biến tại Châu Âu gồm:

• Đức: Frankfurt, Munich.
• Pháp: Paris, Lyon.
• Hà Lan: Amsterdam.
• Ý: Milan, Rome.
• Tây Ban Nha: Madrid, Barcelona.
• Bỉ: Brussels.

Tùy lịch khai thác, hàng hóa có thể đi thẳng hoặc quá cảnh tại các trung tâm hàng không quốc tế.

Doanh nghiệp nên cân nhắc giữa thời gian vận chuyển, chi phí và khả năng kết nối chuyến bay.

3.4. Xác Nhận Các Khoản Phụ Phí

Ngoài cước vận chuyển chính, booking Air Freight có thể phát sinh nhiều khoản phí khác.

Một số chi phí thường gặp gồm:

• Phí xử lý hàng hóa tại sân bay.
• Phí soi chiếu an ninh.
• Phí khai báo hải quan.
• Phí chứng từ.
• Phí vận chuyển nội địa.
• Phụ phí nhiên liệu.
• Phí lưu kho nếu phát sinh.

Khách hàng nên yêu cầu báo giá chi tiết để kiểm soát tổng chi phí của lô hàng.

3.5. Chủ Động Thời Gian Booking

Vào các giai đoạn cao điểm, nhu cầu vận chuyển hàng không có thể tăng mạnh.

Tình trạng thiếu tải hoặc thay đổi lịch khai thác có thể ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng.

Vì vậy, doanh nghiệp nên liên hệ đơn vị logistics sớm. Điều này giúp có thêm thời gian kiểm tra chỗ và chuẩn bị chứng từ.

3.6. Kiểm Tra Điều Kiện Giao Hàng Và Trách Nhiệm Các Bên

Trước khi xác nhận booking, doanh nghiệp cần làm rõ phạm vi dịch vụ.

Các nội dung cần thống nhất gồm:

• Đơn vị nào chịu trách nhiệm lấy hàng?
• Ai thực hiện thủ tục xuất khẩu?
• Cước vận chuyển đã bao gồm giao hàng tại Châu Âu chưa?
• Ai chịu trách nhiệm thông quan nhập khẩu?
• Chi phí phát sinh tại nước đến do bên nào thanh toán?

Nếu sử dụng điều kiện Incoterms, các bên cần xác định rõ điều kiện giao hàng áp dụng để tránh tranh chấp.

4. Những Nguyên Nhân Khiến Booking Air Freight Đi Châu Âu Bị Chậm

Trong thực tế, không phải booking nào cũng được khai thác đúng kế hoạch ban đầu.

Một số nguyên nhân thường gặp gồm:

Thiếu tải trên chuyến bay: Nhu cầu vận chuyển tăng cao khiến hãng hàng không không thể tiếp nhận toàn bộ lượng hàng dự kiến.

Sai lệch thông tin hàng hóa: Trọng lượng, kích thước hoặc mô tả hàng không khớp với dữ liệu booking.

Hàng hóa không đạt yêu cầu: Bao bì không phù hợp hoặc hàng thuộc nhóm hạn chế vận chuyển.

Chứng từ chưa hoàn thiện: Thiếu giấy phép, chứng nhận hoặc thông tin khai báo cần thiết.

Thay đổi lịch khai thác: Hãng hàng không điều chỉnh chuyến bay do thời tiết, kỹ thuật hoặc kế hoạch vận hành.

Khi xảy ra những tình huống này, đơn vị logistics cần phối hợp với hãng hàng không để tìm phương án thay thế, điều chỉnh booking hoặc chuyển sang chuyến bay phù hợp.

5. Indochina Post Logistics – Giải Pháp Booking Air Freight Đi Châu Âu

Đối với doanh nghiệp thường xuyên xuất khẩu hàng hóa sang Châu Âu, việc lựa chọn đơn vị logistics phù hợp đóng vai trò quan trọng.

Indochina Post Logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không, hỗ trợ khách hàng từ khâu tiếp nhận thông tin đến khi hoàn tất giao nhận.

Các dịch vụ hỗ trợ bao gồm:

• Tư vấn tuyến bay và phương án vận chuyển.
• Kiểm tra lịch khai thác và tình trạng tải.
• Hỗ trợ booking với hãng hàng không.
• Tư vấn đóng gói hàng hóa.
• Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ vận chuyển.
• Theo dõi hành trình và cập nhật tình trạng hàng.

Indochina Post Logistics hỗ trợ vận chuyển đến hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ, trong đó có nhiều thị trường tại Châu Âu.

Chúng tôi hướng đến giải pháp vận chuyển phù hợp với từng loại hàng, ngân sách và thời gian giao nhận của khách hàng.

6. Kết Luận

Booking Air Freight là bước quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đi Châu Âu. Việc đặt chỗ chính xác giúp doanh nghiệp chủ động lịch trình và kiểm soát chi phí.

Bên cạnh đó, cần kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa, chứng từ và quy định nhập khẩu của từng quốc gia. Điều này giúp hạn chế tình trạng chậm chuyến hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Liên hệ ngay để được hỗ trợ tư vấn giá nhanh chóng và an toàn!

Xem thêm

Xuất khẩu Lê từ Việt Nam qua Phần Lan

Vận chuyển hàng hàng hóa Thái Lan về Việt Nam giá rẻ nhất