Khai hải quan điện tử là gì ? Cách đăng ký khai báo như thế nào?

Khai hải quan điện tử, một trong hai hình thức khai báo hải quan được dùng hiện nay. Nếu trước đây, việc khai báo hải quan xác thực qua thủ tục bằng tay, thường xử lý rất lâu, có khi 5-7 ngày cho một tờ khai, thì hiện nay với công nghệ phát triển, hình thức kê khai điện tử này mang đến nhiều tiện lợi. Hãy cùng Indochinapost tìm hiểu một cách chi tiết ngay bây giờ nhé

Khai hải quan điện tử là gì ?

Khai hải quan điện tử : Là hình thức nhập thông tin hải quan bằng phần mềm được cài đặt sẵn trên máy tính, sau đó làm thao tác truyền tờ khai hải quan tới cơ quan hải quan qua mạng, tiến hành thông quan hàng hóa.

Hiện tại có 2 phần mềm dùng để khai báo hải quan điện tử đó là Phần mềm Thái Sơn ( Ecus, bản mới nhất là Ecus 5), và FPT ( tên là FPT.TQDT, nâng cấp từ AiKTX hay FPT.KTX). Năm 2014, ngành hải quan đã đưa vào áp dụng Hệ thống thông quan tự động

VNACCS/VCIS do Nhật Bản tài trợ.Hệ thống VNACCS/VCIS bao gồm nhiều phần mềm.Trong đó, chủ hàng sẽ quan tâm nhiều đến những phần mềm sau, đặc biệt là phần mềm khai báo hải quan điện tử:

• Khai báo điện tử (e-Declaration);
• Manifest điện tử (e-Manifest).
• Hóa đơn điện tử (e-Invoice);
• C/O điện tử (e-C/O);
• Thanh toán điện tử (e-Payment);

Cách đăng ký khai hải quan điện tử.

Doanh nghiệp phải đăng ký thủ tục hải quan điện tử mới có thể sử dụng hình thức này. Doanh nghiệp điền vào mẫu đơn đăng ký của cơ quan hải quan, kèm theo giấy đăng ký kinh doanh đem đến Chi cục hải quan . Kết quả sẽ được thông báo sau 8h làm việc.

Bước 1: Khai và truyền tờ khai.

Người khai tờ khai đúng theo tiêu chí và khuôn dạng chuẩn sau đó gửi tới hệ thống của cơ quan hải quanHải quan điện tử

Lưu ý :

• Truyền đúng tới Chi cục hải quan quản lý cảng hoặc kho CFS nơi giữ hàng của công ty bạn.
• Hợp đồng phải có ngày kết thúc.
• Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì quy ra đơn vị KG.
• Trong thông tin phương tiện vận tải cần điền đầy đủ quốc tịch và ngày dự kiến tới (ETA)
• Quốc tịnh tàu người khai có thể kiểm tra với hãng tàu. Trường hợp không hỏi được quốc tịch tàu, dùng tạm mã quốc gia xuất hàng để điền vào.

Sau khi hoàn tất phần khai dữ liệu ta bấm vào nút “nhận kết quả” để nhận thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan.

Bước 2: Lấy kết quả phân luồng 

Sau khi truyền số liệu trên tờ khai hải quan điện tử, bạn sẽ nhận được thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan.

Bấm vào nút ” Nhận kết quả” 2 lần, lần 1 để nhận số tiếp nhận hải quan, lần 2 ( sau lần 1 từ 10p-15p) để nhận số tờ khai hải quan.
Sau khi đã có được số tờ khai hải quan, cán bộ hải quan tiến hành phân luồng tờ khai mất khoảng 1 tiếng đồng hồ. Tiếp tục nhấn nút “nhận kết quả” lúc này kết quả phân luồng sẽ hiện ra.

Trường hợp bạn khai báo sai, hệ thống sẽ phát hiện ra lỗi, và sẽ thông báo trên màn hình máy tính, bạn cần chỉnh sửa cho chính xác rồi truyền lại.

Bạn đã nhận được số tờ khai và kết quả phân luồng. Bạn sẽ thực hiện một trong các lựa chọn sau:

• Luồng xanh: Truyền tờ khai phân luồng thì ai cũng chỉ mong nhận được kết quả này, ở luồng này hàng của bạn Hải quan điện tử được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế. Vì vậy, bạn được tiến thẳng đến bước 3.
• Luồng vàng: Hàng của bạn cần được kiểm tra hồ sơ hải quan. Sau khi kiểm tra nếu hải quan yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra.
• Luồng đỏ: Hải quan sẽ kiểm tra cả hồ sơ giấy và hàng hóa của doanh nghiệp.

Bước 3 : In tờ khai và lấy hàng.

Bạn cần in tờ khai, kể cả trường hợp luồng Xanh, tới chi cục hải quan trình bộ hồ sơ giấy để thông quan tại Chi cục hải quan trước khi xuống cảng làm thủ tục lấy hàng.

Trường hợp công ty chưa muốn mua phần mềm để tự khai hải quan điện tử, bạn có thể tìm công ty dịch vụ hải quan để thực hiện công việc này.

Một vài lưu ý trong khai hải quan điện tử

Nếu bạn muốn chỉnh sửa thông tin tờ khai, bắt buộc phải chờ đến khi có số tờ khai mới được khai báo chỉnh sửa. Nếu làm thủ tục hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần in 2 tờ khai điện tử và thông báo thuế .

Nếu doanh nghiệp có thao tác chỉnh sửa tờ khai sau khi tờ khai được cấp STK, cần in thêm Tờ khai chỉnh sửa, trong đó cần nhập thêm thông tin trước khi chỉnh sửa, sau khi chỉnh sửa, đóng dấu ký tên và nộp kèm tờ khai điện tử. Tờ khai in ra phải có mã vạch mới hợp lệ.

Khai báo hủy tờ khai: sau khi thực hiện khai báo, có được số tờ khai hải quan và kết quả phân luồng người dùng muốn hủy tờ khai đã khai báo chọn ” Khai báo hủy”, chọn lưu tờ khai, nhập lý do hủy tờ khai, tiếp tục chọn lưu tờ khai, chọn “Khai báo HQ”, bạn sẽ nhận được số tiếp nhận HQ mới và kết quả HQ có đồng ý cho hủy hay không

Nếu tờ khai sau khi khai báo hủy được HQ trả lại số tiếp nhận mới, người khai tiến hành làm công văn kèm với thông tin STNHQ của tờ khai hủy vừa nhận được lên trình cán bộ HQ để tờ khai được hủy hoàn toàn.

Với những thông tin trên đây, hy vọng giúp mọi người khai hải quan điện tử một cách thuận lợi. Nếu mọi người thấy rắc rối, có thể liên hệ với Indochinapost. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ vận tải, dịch vụ mở tờ khai hải quan uy tín, giá rẻ, mọi người hoàn toàn có thể yên tâm.