Booking Note Là Gì? Những Thông Tin Cần Biết Về Booking Note

Trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Các nhà xuất nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để việc vận chuyển hàng hóa trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. Và một trong những giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa là Booking note.

Vậy Booking note là gì? Quy trình lấy booking note ra sao và cần lưu ý những gì khi lấy? Hãy cùng Indochina Post tìm hiểu chi tiết về loại chứng từ này qua bài viết dưới đây.

Booking Note Là Gì? Những Thông Tin Cần Biết Về Booking Note

Booking Note Là Gì?

Một số thông tin trên Booking Note

• Số booking (Booking no,)
• Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no)
• Dự kiến thời gian tàu chạy, tàu đến (ETD, ETA)
• Thông tin số lượng và chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến, thông tin loại hàng hóa
• Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có)
• Địa điểm lấy vỏ container rỗng, địa điểm hạ container hàng (với hàng FCL),
• Địa điểm kho đóng hàng, và thời hạn đóng hàng (với hàng LCL)
• Closing time, VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time
• Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển

Booking Note Là Gì? Những Thông Tin Cần Biết Về Booking Note

Giải thích một vài thuật ngữ trên Booking Note

Giờ cắt máng

Hay còn gọi là closing time. Đây là thời điểm cuối cùng hàng hóa phải được bàn giao cho cảng để cảng xếp hàng lên tàu. Khi hết thời hạn trên, bạn sẽ phải đi chuyến sau hay còn được gọi là rớt tàu. Tuy nhiên, có một số ngoại lệ đó là bởi vì thường có mối quan hệ tốt với hãng tàu nên các FWD có thể yêu cầu hãng tàu đồng ý cho chậm trễ một chút so với closing time.

VGM cut-off time

Bắt nguồn từ Công ước SOLAS, hàng hóa phải được xác nhận về số lượng bằng một tài liệu gọi là chứng từ VGM trước khi chúng có thể được xếp lên tàu. Do đó, hàng hóa được xếp phải xuất trình phiếu VGM này trước một thời gian nhất định, được gọi là VGM cut-off time (Verified Gross Mass cut-off time)

Shipping Instruction cut-off time (thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển)

Shipping Instruction thường được gọi tắt là SI. Hãng tàu sẽ yêu cầu shipper cung cấp SI để từ đó làm BL. Nếu SI được cấp muộn, người gửi hàng có thể bị hãng tàu phạt hoặc bị rớt hàng do hãng tàu không thể cấp vận đơn.

Cách đọc Booking Note

Nếu có Booking note trên tay bạn nên kiểm tra kỹ các thông tin sau:

• Bên phát hành booking (Carrier)
• Số phiếu booking (Booking no)
• Tên tàu, số chuyến vận chuyển(vessel, voy no)
• Port of Receipt (POR): Cảng nhận hàng
• Port of Loading (POD): Cảng bốc dỡ hàng
• Closing time, Shipping Instruction cut-off time, VGM cut-off time
• Ngày ETD (thời gian dự kiến tàu xuất phát)/ETA (thời gian dự kiến tàu đến nơi).
• Thông tin cảng bốc hàng (Port of Loading)
• Transship Port – Cảng chuyển tải (nếu có)
• Port Of Discharge (Cảng dỡ hàng)
• Final Destination (Cảng giao hàng cuối cùng)
• COC/SOC
• Shipper (Người gửi hàng)
• Service Type/Mode – Phương thức giao nhận hàng hóa (đối với hàng nguyên FCL) Hay Stuffing Place (Nơi đóng hàng) đối với hàng lẻ LCL
• Commodity – Tên hàng hóa
• Qty/Type – Thông tin về container (Số container, loại container)
• Thông tin liên hệ với người làm booking của hàng tàu.
• Payment Term: Phương thức thanh toán cước (trả trước hoặc trả sau)
• Partial Load – Bốc hàng từng phần

Quy trình lấy Booking Note 

• Bước 1: Sau khi chốt lịch trình, người gửi hàng hoặc công ty vận chuyển sẽ cung cấp các thông tin của lô hàng như cảng đi, cảng đến, số lượng, loại container, ngày khởi hành dự kiến, yêu cầu địa điểm cấp container rỗng – hạ cont, free time cảng đi cảng đến để gửi yêu cầu lấy booking
• Bước 2: Hãng tàu xác nhận kiểm tra địa điểm và gửi Booking Confirmation cho chủ hàng hoặc FWD.
• Bước 3: Chỉ cần lấy cont rỗng về đóng hàng sau khi chủ hàng và hãng tàu đã nhất trí.

Các lưu ý khi lấy Booking

Một số lưu ý khi lấy Booking note mà bạn cần quan tâm, cụ thể:

• Ngay khi có dự định lập booking, bạn cần chắc chắn rằng hàng hóa mình chuẩn bị đã đầy đủ và chỉ chờ container rỗng đến để thực hiện đóng hàng và kéo đi.
• Cần chủ động nắm rõ giờ tàu chạy để hoàn thành các thủ tục cần thiết khi xuất khẩu và bố trí sao cho hàng lên tàu sớm nhất có thể.
• Để có thể chủ động hơn trong việc book tàu bạn cần tìm một forwarder để thực hiện công việc Booking note, bởi họ là những người thông thạo trong việc này vì thế sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn tàu phù hợp và book đúng thời điểm nhất.
• Tìm kiếm những đơn vị cung cấp vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

LIÊN HỆ VỚI INDOCHINA POST ĐỂ ĐƯỢC NHÂN VIÊN TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ NHANH NHẤT

Xem thêm:

Mã HS hàng hóa trong giao hàng quốc tế

Chứng Từ Và Quy Trình Kiểm Tra Sau Thông Quan

Chi tiết từ A – Z quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Những quy cách đóng gói hàng hóa vận chuyển không phải ai cũng biết