Các loại giấy tờ thường được gửi đi nước ngoài

Dưới sự phát triển vượt bậc của Công nghệ – Thông tin, việc gửi thư đi nước ngoài không còn phổ biến rộng rãi. Tuy nhiên, với những loại giấy tờ quan trọng bắt buộc phải gửi bản gốc. Thì chỉ có cách duy nhất là sử dụng dịch vụ chuyển phát. Dưới đây là một số giấy tờ thường được gửi ra nước ngoài:

Hợp đồng kinh doanh bản gốc

Với các công ty, hợp đồng kinh doanh bản gốc là tài liệu vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, trong trường hợp bất khả kháng không thể ký kết trực tiếp bạn có thể gửi chuyển phát nhanh.

Giấy khai sinh, hồ sơ du học hoặc hồ sơ định cư

Thông thường, với các công ty tư vấn du học, thay vì nộp hồ sơ cho ứng viên bằng cách trực tiếp. Thì tiện lợi nhất là chuyển phát quốc tế.

Giấy tờ công chứng không thể scan hay gửi qua mail được

Những loại giấy tờ quan trọng không thể sử dụng bản scan hoặc không dùng bản sao được chỉ còn cách vận chuyển quốc tế.

Các loại giấy tờ thường được gửi đi nước ngoài

Lưu ý khi gửi thư đi nước ngoài

Có nhiều yếu tố khiến thư từ, tài liệu hàng hóa bị chuyển phát sai địa chỉ hoặc thất lạc. Vì vậy bạn cần nắm chắc những chú ý sau đây để tránh rủi ro.

Chú ý phần thông tin gửi hàng

Phần này bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại nhận hàng. Về phần tên, ghi rõ tên người gửi và người nhận.

Phần tên này không thể thiếu trong các giao dịch chuyển phát dù trong nước hay quốc tế. Tuy nhiên, đối với hình thức vận chuyển quốc tế phải ghi đúng tên trong hộ chiếu, giấy tờ tùy thân. Không sử dụng tên thường gọi, hay biệt danh, nickname… Bởi, khi bưu tá giao hàng họ chủ yếu dựa vào thông tin chính xác trên hệ thống. Nếu tên trên giấy tờ trùng hợp với tên ghi trên bưu kiện thì người nhận mới được ký xác nhận.

• Với phần địa chỉ gửi và nhận hàng

Phần thông tin người gửi có thể sử dụng tên hoặc địa chỉ mà người nhận biết. Nhưng riêng tên và phần địa chỉ nhận hàng phải ghi tuyệt đối chính xác.

Ghi rõ ràng theo cấp từng đơn vị hành chính: bắt đầu bằng số nhà, tên ngõ, tên đường, tên phường, xã, quận hoặc huyện, tỉnh, thành phố. Càng chi tiết bao nhiêu bưu tá chuyển phát sẽ tìm được địa chỉ nhanh hơn. Đặc biệt, nếu ghi rõ thông tin tỉ lệ hàng hóa thất lạc chắc chắn ở mức thất.

• Số điện thoại người gửi và người nhận

Số điện thoại người gửi thư đi nước ngoài cũng cần chính xác. Vì nếu hàng hóa, thư từ bị thất lạc bên vận chuyển còn liên hệ với bạn và tìm biện pháp xử lý. Còn lại, số điện thoại người nhận hàng cũng cần cung cấp trung thực. Trường hợp người nhận đi vắng, không có nhà bưu tá sẽ để lại lời nhắn và phát lại vào ngày khác.

Chú ý cách đóng gói hàng hóa cẩn thận

Nếu muốn gửi thư đi nước ngoài phần đóng gói rất quan trọng. Phải làm sao để thư từ được đảm bảo tốt nhất và đặc biệt không bị thấm nước. Tốt hơn hết bạn nên sử dụng nilon dày để bọc các tài liệu quan trọng. Nilon là loại chịu được nhiệt, kín và chống tĩnh điện. Lớp ngoài bọc thêm phong bì của Indochina Post. 

Chọn đơn vị chuyển phát có kinh nghiệm để gửi thư đi nước ngoài 

Một điều nữa bạn cần lưu ý khi gửi hàng hóa, tài liệu ra nước ngoài đó là phải chọn được đơn vị chuyển phát lâu năm trong nghề. Bởi lẽ, họ là những đơn vị đã có kinh nghiệm vận chuyển các mặt hàng quan trọng. Nếu tài liệu quan trọng như: hồ sơ nhập cảnh, giấy khai sinh, hồ sơ du học… bị thất lạc khi làm lại rất khó khăn.

Có những nhà vận chuyển khi gặp trường hợp hàng hóa bị thất lạc không chịu giải quyết cho khách hàng. Đó là các đơn vị làm ăn không đặt chữ “tín” lên đầu. Vậy bạn có tin tưởng để giao tài liệu quan trọng cho họ không? Đơn vị vận chuyển uy tín chắc chắn không để tình trạng này xảy ra. Trường hợp xấu nhất, hàng hóa bị thất lạc họ sẽ tìm mọi cách giúp bạn lấy lại hàng hóa và bồi thường thiệt hại.

Chọn dịch vụ chuyển phát giá rẻ để tiết kiệm chi phí

Hồ sơ, giấy tờ, hay gửi thư đi nước ngoài tốn kém khá nhiều chi phí. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng và tìm đơn vị vận chuyển có thể thương lượng được (nếu như bạn thường xuyên phải gửi giấy tờ ra nước ngoài). Mỗi đơn vị đều có mức tính giá khác nhau theo từng hình thức khác nhau.

Giấy tờ quan trọng tốt nhất bạn chuyển bằng hình thức chuyển phát nhanh để tránh thất lạc hoặc hư hỏng. Hình thức này giá cả đắt gấp đôi chuyển chậm. Tuy nhiên, đây cũng là phương thức gửi hàng hóa an toàn nhất. Bạn nên tính cước phí gửi và cân trọng lượng hàng hóa tại nhà trước khi mang ra bưu cục gửi. Có như vậy mới tính trước được cước phí.

Lưu ý khi gửi thư đi nước ngoài

Các bước gửi thư đi nước ngoài nhanh nhất

Cách gửi hàng hóa đi nước ngoài cũng thông qua quá trình chuyển phát quốc tế thông thường. Tất cả đều tuân thủ theo các bước:

• Đầu tiên, đăng ký gửi hàng qua hotline hoặc trực tiếp bưu cục.
• Tiếp đến, tiến hành khai báo thông tin cần thiết. Sau đó chọn hình thức đăng ký chuyển phát. Bạn có thể chuyển nhanh, chuyển chậm hoặc chuyển hỏa tốc tùy theo nhu cầu. Phí chuyển chậm rẻ hơn so với hình thức chuyển nhanh.
• Xong bước này tới bước cân trọng lượng, kích thước hàng hóa và thanh toán dịch vụ chuyển phát. Ở bước này bạn được tùy chọn các hình thức thanh toán. Hai hình thức thanh toán thường xuyên sử dụng là thanh toán tiền mặt và chuyển khoản.
• Cuối cùng là đợi đơn vị thông báo phát hàng thành công. Lúc này ngay sau khi người nhận ký nhận, trạng thái đơn hàng cập nhật hoàn tất.

Thời gian gửi thư đi nước ngoài kéo dài bao lâu?

Tùy từng gói dịch vụ mà thời gian gửi hàng có thể nhanh hay chậm. Hình thức chuyển phát hỏa tốc có thời gian vận chuyển nhanh nhất. Thời gian dự kiến nhận hàng là từ 1 đến 2 ngày. Nếu sử dụng dịch vụ chuyển chậm có thể kéo dài từ 7 – 15 ngày và còn có thể lâu hơn tùy địa điểm. Như đã nói, đối với bưu phẩm là thư từ, chứng chỉ, hồ sơ quan trọng chuyển phát hỏa tốc là cách tốt nhất.

Hàng hóa là tài liệu thủ tục phát sinh gần như không có. Cũng vì vậy mà thời gian chuyển phát nhanh hơn gấp nhiều lần so với vận chuyển hàng hóa. Vận chuyển hàng hóa cần thông qua thủ tục hải quan phức tạp còn gửi tài liệu đi nước ngoài thì không. Quá trình kiểm tra hàng hóa cũng không mất nhiều thời gian.

LIÊN HỆ VỚI INDOCHINA POST ĐỂ ĐƯỢC NHÂN VIÊN TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ NHANH NHẤT

Xem thêm:

CIF là gì? Thông tin về điều khoản CIF trong xuất nhập khẩu

Freight Fowarder là gì? Một số điều cần biết về Fowarder 

Các nỗi lo khi gửi hàng đơn vị vận chuyển hàng kích thước lớn

Những quy cách đóng gói hàng hóa vận chuyển không phải ai cũng biết