Quy trình vận chuyển hàng hóa bưu phẩm, hàng siêu trường siêu trọng liệu có khác nhau

Hàng hóa bưu phẩm và hàng hóa siêu trường, siêu trọng là hai loại hàng hóa khác hẳn nhau. Một bên có khối lượng nhỏ gọn nhẹ. Còn một bên là những loại hàng với trọng lượng lớn và tương đối cồng kềnh. Chính vì vậy, quy trình vận chuyển hàng hóa của hai loại sẽ có sự khác nhau phù hợp và tiện lợi với từng loại trong quá trình vận chuyển cũng như tháo dỡ.

Trước khi thực hiện gửi hàng hóa, bưu phẩm, bạn cần cung cấp các thông tin bao gồm: loại hàng hóa, bưu phẩm gửi (bưu phẩm, hàng thông thường, hàng dễ vỡ, …); kích thước, khối lượng, trọng lượng của hàng hóa, bưu phẩm cần gửi; tình trạng đóng gói (đã đóng gói chưa); các yêu cầu với dịch vụ vận chuyển (thời gian nhận, phát hàng, chi phí gửi hàng, …). Để giúp vận chuyển hàng hóa tiện lợi, nhanh chóng và an toàn, bạn nên thực hiện theo quy trình như sau.

Đối với hàng hóa bưu phẩm

Đây là loại hàng hóa thông thường nên quy trình vận chuyển khá cơ bản nên khi gửi hàng hóa, bưu phẩm khách hàng cần chuẩn bị:

• Chuẩn bị đầy đủ hàng hoá, bưu phẩm cần gửi. Đối với vận chuyển quốc tế cần dự tính chi phí vận chuyển.
• Kiểm tra về các hàng hóa, chứng từ để đảm bảo không vi phạm các điều cấm gửi theo quy định pháp luật.
• Kê khai hàng hóa, bưu phẩm để được sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa giá rẻ:

– Đối với các bưu phẩm chứng từ, hóa đơn,… khách hàng cần khai báo nội dung của bưu gửi trên vận đơn như tài liệu hay các loại hóa, bưu kiện mật,… Các bưu kiện gửi là hóa đơn VAT cần kê khai loại hình hóa đơn và ghi rõ số hóa đơn lên bao bì.

– Đối với hàng hóa, người gửi cần ghi rõ: chủng loại là hàng hóa thông thường, hàng hóa đặc biệt, hàng hóa giá trị cao,…; số lượng hàng hóa, số kiện hàng; trọng lượng, khối lượng hàng hóa,…

– Xác định đầy đủ, chính xác thông tin người nhận, để đảm bảo dịch vụ chuyển phát được thực hiện một cách hiệu quả, khách hàng nên ghi địa chỉ người nhận càng chi tiết càng tốt, một số thông tin không thể thiếu: tên, địa chỉ nhận hàng, số điện thoại.

– Các yêu cầu khi gửi hàng: hình thức chuyển phát là gì, chuyển phát hỏa tốc, hẹn giờ, chuyển phát nhanh hay thường,…, để có thể tính chính xác cước phí dịch vụ và các cước phí phát sinh khác cho khách hàng, đảm bảo hàng hóa, bưu phẩm được gửi tới đúng thời gian yêu cầu.

Đóng gói

Việc đóng gói bưu phẩm, hàng hóa rất quan trọng khi chuyển phát nhanh, điều đó giúp đảm bảo tính an toàn và bảo mật trong quá trình chuyển phát. Khách hàng có thể tự đóng gói kiện gửi của mình hoặc do công ty chuyển phát nhanh đóng gói.

Cách đóng gói bưu phẩm:

– Vật liệu đóng gói thường dùng là phong bao, túi nilon, giấy bìa carton hoặc các loại vật liệu mềm khác tùy thuộc vào kích thước hàng hóa bưu phẩm.

– Khách hàng bọc kín hoặc niêm phong bưu phẩm bằng dấu hoặc chữ ký đối với các loại giấy tờ quan trọng như hóa đơn, hộ chiếu, hồ sơ thầu,…

Mỗi loại hàng hóa có cách đóng gói riêng. Công ty vận chuyển sẽ kiểm tra lại nếu khách hàng tự đóng gói để đảm bảo tính an toàn. Các loại hàng hóa bắt buộc phải đóng gói:

• Hàng có giá trị cao, hàng linh kiện điện tử.
• Các loại máy móc, thiết bị.
• Hàng thực phẩm, đông lạnh.
• Hàng dễ vỡ, chất lỏng, hàng có hình dạng đặc biệt hoặc những hàng hóa có tính chất nguy hiểm.

Gửi hàng hóa, bưu phẩm

Sau khi đóng gói, khách hàng sẽ tiến hành gửi bưu phẩm, hàng hóa.

• Khách hàng điền đầy đủ thông tin vào vận đơn như đã được hướng dẫn, sau đó kiểm tra lại cùng với nhân viên vận chuyển của công ty.
• Xác nhận ghi đầy đủ và chính xác thông tin người nhận.
• Yêu cầu về các loại hình dịch vụ muốn sử dụng: chuyển phát nhanh, thường, chuyển phát nhanh hẹn giờ, chuyển phát nhanh hỏa tốc,…
• Kiểm tra một lần nữa các thông tin bưu kiện như số lượng, trọng lượng, cước phí (nếu có).
• Ký vào phần người gửi trên đơn gửi bao gồm chữ ký và ghi họ tên người gửi, thời gian gửi, tên nhân viên công ty vận chuyển nhận hàng và giữ lại một bản để làm cơ sở xác minh hoặc khiếu nại. Hàng hóa, bưu phẩm chỉ được phép gửi khi có chữ ký xác nhận của người gửi và công ty chỉ có trách nhiệm pháp lý với những đơn có chữ ký của cả hai bên.

Sau khi đã hoàn tất thủ tục ký nhận thì hàng hóa sẽ lập tức được vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng.

Vận chuyển hàng hóa siêu trường, siêu trọng

Quy trình vận chuyển hàng siêu trường siêu trọng khác với quy trình vận chuyển các mặt hàng khác như hàng hóa bưu phẩm,…. Đây là vận chuyển các loại mặt hàng có trọng tải lớn hoặc quá khổ không thể vận chuyển bằng các loại xe hoặc các container bình thường. Những mặt hàng này thường gây nhiều khó khăn khi vận chuyển nên cần phải có quy trình vận chuyển phù hợp.

Ngoài một số bước giống với vận chuyển hàng hóa bưu phẩm như cung cấp thông tin hàng hóa, kiểm tra chứng từ, ký xác nhận,… thì quy trình vận chuyển hàng hóa siêu trường, siêu trọng có những điểm khác biệt sau:

Kiểm tra kích thước, trọng lượng hàng hóa

Hàng siêu trường siêu trọng là hàng không thể tháo rời (chia nhỏ), khi xếp lên phương tiện vận chuyển có một trong các kích thước bao ngoài (của phương tiện và hàng xếp trên phương tiện) đo được như sau:

• Chiều dài lớn hơn 20m
• Chiều rộng lớn hơn 2,5m.
• Chiều cao (tính từ mặt đường bộ trở nên) lớn hơn 4,2m (từ container), và hàng không tách rời có trọng lượng hơn 32 tấn.

Chuẩn bị giấy tờ, chứng từ chuyên biệt

Phương tiện vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng phải có Giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường còn hiệu lực. Yêu cầu trách nhiệm của bên vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng:

• Phải có đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật và có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.
• Có đủ đội ngũ lái xe, cán bộ kỹ thuật, công nhân lành nghề để sử dụng phương tiện và các thiết bị chuyên dùng.
• Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng phương án (khảo sát hành trình chạy xe, vị trí địa hình nơi xếp dỡ, tốc độ xe đi, giờ đi, điểm đỗ…) vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng bảo đảm an toàn cho người, hàng hóa và công trình giao thông.

Bên cạnh đó, xe vận chuyển hàng siêu trường siêu trọng phải chạy với tốc độ quy định trong giấy phép và phải có báo hiệu kích thước của hàng hóa, trường hợp cần thiết phải bố trí người chỉ dẫn giao thông để bảo đảm an toàn giao thông.

Hiện nay, Indochinapost Logistics còn đang triển khai các dịch vụ vận chuyển và nhận ship hàng đến khắp các tỉnh thành trên cả nước. Các dịch vụ bao gồm chuyển phát nhanh, chuyển phát hỏa tốc, chuyển phát kết hợp,vận chuyển nguyên xe, chuyển hàng quốc tế…. với thời gian giao hàng nhanh chóng và cước phí phù hợp. Indochinapost luôn chú trọng vào chất lượng dịch vụ để mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.