Nắm rõ các bước của quy trình thu mua!

Thu mua liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng, thanh toán và phân phối hàng hóa, dịch vụ mà một công ty cần trong hoạt động sản xuất và quản lý kinh doanh của mình để tạo ra lợi nhuận. Cùng tìm hiểu quy trình thu mua trong bài viết dưới đây của indochinapost.vn nhé!

Quy trình thu mua: Thu mua là gì?

Thu mua là một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi các hoạt động của Logistics và Chuỗi Cung Ứng, thông thường các hoạt động cần thiết trong một công ty bao gồm:

• Lập kế hoạch mua
• Xác định các tiêu chuẩn
• Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp
• Phân tích giá trị
• Tài chính
• Đàm phán giá cả
• Mua hàng
• Quản lý hợp đồng cung cấp
• Kiểm soát hàng tồn kho
• Thanh toán.

Quy trình thu mua: Bộ phận thu mua điển hình

Tổ chức của một bộ phận thu mua điển hình bao gồm: giám đốc thu mua, nhân viên thu mua và nhân viên hành chính. Giám đốc thu mua sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý việc thu mua hàng hóa. Nhân viên thu mua và nhân viên hành chính là người trợ giúp, làm việc dưới quyền của Giám đốc thu mua.

Nhân viên thu mua có nhiệm vụ đảm bảo nhà cung cấp cung ứng các đơn hàng phù hợp cho các nhu cầu của công ty theo, đúng theo các điều khoản và thỏa thuận giao dịch với một mức giá hợp lý. Nhân viên hành chính đảm nhận các công việc cơ bản hơn trong bộ phận thu mua như thực hiện xử lý tất cả các văn bản, hồ sơ theo yêu cầu, sắp xếp các cuộc họp, trợ giúp về các vấn đề trong thu mua, đánh giá và thống kê hàng tồn trữ,…

Quy trình thu mua

Quy trình thu mua: Lựa chọn nhà cung cấp

Ngay khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên cung ứng tiến hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp.

• Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để chọn được nguồn cung cấp tốt nhất.
• Đối với các loại vật tư mới hay lô hàng có giá trị lớn thì phải nghiên cứu thật kỹ để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng.

Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp

Giai đoạn khảo sát: Thu thập thông tin về các nhà cung cấp

+Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp (nếu có)

+Các thông tin trên mạng intrenet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin.
+Các thông tin có được qua các cuộc điều tra.
+Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư…
+Xin ý kiến các chuyên gia quy trình thu mua

Giai đoạn lựa chọn: trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành

+Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp.
+So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu.
+Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được.
+Chọn nhà cung cấp chính thức

Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng: trong giai đoạn này phải th

ực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với nhau. Bước trước làm nền cho bước sau. Cụ thể gồm các giai đoạn:

+Giai đoạn chuẩn bị quy trình thu mua
+Giai đoạn tiếp xúc
+Giai đoạn đàm phán
+Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng
+Giai đoạn rút kinh nghiệm

Giai đoạn thử nghiệm: sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợp đồng. Trong quá trình này luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn.

+Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu.
+Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác.

Quy trình thu mua: Lập đơn hàng, ký hợp đồng cung ứng

Sau khi chọn được nhà cung ứng, cần tiến hành thành lập đơn đặt hàng/hợp đồng cung ứng. Thường thực hiện bằng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1:

Người mua lập Đơn đặt hàng => quá trình giao dịch bằng thư, fax, email… (hoàn giá) => Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng/Ký hợp đồng.

+Đơn đặt hàng: các thông tin cần có trong Đơn đặt hàng

• Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng
• Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng
• Thời gian lập Đơn đặt hàng
• Tên và địa chỉ của nhà cung cấp
• Tên, chất lượng, quy cách của loại vật tư cần mua
• Số lượng vật tư cần mua
• Giá cả
• Thời gian, địa điểm giao hàng
• Thanh toán
• Ký tên quy trình thu mua

Cách 2: 

Người mua lập Đơn đặt hàng => quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp => Ký kết hợp đồng cung ứng.

Thông thường 1 văn bản hợp đồng cung ứng có các điều kiện và điều khoản sau đây:

– Đối tượng của hợp đồng: nêu rõ hàng hóa, dịch vụ, số lượng, khối lượng, giá trị qui ước mà các bên thỏa thuận bằng tiền hay ngoại tệ.

– Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hóa, hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc, bao gồm:

• Giá cả.
• Bảo hành.
• Điều kiện nghiệm thu, giao nhận.
• Phương thức thanh toán.
• Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng cung ứng.
• Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng cung ứng
• Các thỏa thuận khác

Quy trình thu mua: Tổ chức thực hiện đơn hàng/Hợp đồng cung ứng

Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/hợp đồng được ký kết, thì nhân viên phòng cung ứng tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực hiện hàng loạt các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng/hợp đồng: nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn hàng, giám sát dỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiể tra hàng hóa được giao, ký vào các chứng từ cần thiết, ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho, hiệu chính lại sổ sách cho phù hợp, kiểm tra hóa đơn và thanh toán, tiến hành đánh giá lại toàn bộ quá trình cung ứng hàng hóa, rút kinh nghiệm.

Quy trình thu mua: Nhập kho – bảo quản – cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu

Sau khi tiếp nhận vật tư, bộ phận cung ứng/bộ phận kho – quản lý vật tư cần làm tốt các công việc: nhập kho, bảo quản (tùy theo tính chất của từng loại vật tư), cấp vật tư cho các bộ phận có nhu cầu.

Trên đây là toàn bộ quy trình thu mua. Tìm hiểu ngay những kiến thức khác liên quan tới logistics và để lại bình luận cho chúng tôi nếu bạn còn gì thắc mắc.