Trong một hợp đồng mua bán hàng hoá số lượng các điều khoản nhiều hay ít, chi tiết hay sơ sài là tuỳ thuộc vào các bên soạn thảo. Thông thường, chúng ta thấy một hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế sẽ có nhiều điều khoản khác nhau nhưng thường bao gồm các điều khoản chính như: Điều khoản tên hàng, số lượng, phẩm chất, bao bì, giá cả, giao hàng, thanh toán, vận tải, bảo hành, miễn trách và trọng tải.
Thông qua bài viết này, Indochinapost muốn chia sẻ cho các bạn thông tin về cách soạn thảo hợp đồng ngoại thương trong xuất nhập khẩu.
1.Khái niệm về hợp đồng ngoại thương
Ở Việt Nam, hợp đồng ngoại thương được hiểu là hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế là hợp đồng ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam và một bên là thương nhân nước ngoài hay là giữa các bên có trụ sở thương mại tại các quốc gia khác nhau.
Một hợp đồng ngoại thương phải cam kết chịu sự tác động trực tiếp từ các văn bản pháp luật quốc tế như Luật về hợp đồng, Luật về vận tải hàng hóa, Luật về Bảo hiểm, Luật về thanh toán, Luật về khiếu nại / giải quyết tranh chấp…
2.Các lưu ý khi soạn thảo hợp đồng ngoại thương
Lưu ý khi soạn thảo nội dung hợp đồng
Ngoài ra, nếu có thể thì nên chọn các trung tâm trọng tài có trụ sở tại Việt Nam hoặc chọn trọng tài quốc tế nhưng thỏa thuận nơi xét xử tại Việt Nam để hạn chế được chi phí xử lý tranh chấp quá lớn sau này thay vì áp dụng như thông thường là các trọng tài Singapore hay Hồng Công.
Lưu ý về các điều khoản trong hợp đồng
Hàng hóa thường ở ngay tại Điều 1 xác định rõ các chỉ số về chất lượng như độ ẩm, size, và tiêu chuẩn đóng gói. Việc kiểm tra hàng chỉ lấy hàng mẫu do đó nên thoả thuận về việc bồi thường nếu sau khi nhận hàng mà phần trăm hàng không đạt chất lượng quá cao.
Nên chuyển việc sử dụng quy tắc FOB và điều kiện CIF mà thay vào đó là quy tắc FCA và CIP.
Bởi trong quá trình bốc dở hàng lên xuống container do người vận chuyển thực hiện nên người bán rất khó kiểm soát, do đó những rủi ro trong quá trình bốc dỡ khi chọn hai quy tắc đó sẽ được chuyển sang cho người mua khi người bán giao hàng cho hãng tàu vận chuyển tại bãi container (CY) hay cầu bến container (Terminal) ở cảng bốc hàng chứ không phải khi hàng đã bốc lên boong tàu.
Đa số việc sử dụng ngoại hối ở Việt Nam đều bị cấm do đó đối với các hợp đồng giao dịch hàng hóa phải chú trọng về điều khoản chọn đồng tiền thanh toán trong giao dịch để đảm bảo rằng giao dịch sẽ không bị tuyên vô hiệu khi xem xét giải quyết tranh chấp.
Phương thức thanh toán: Phương thức L/C thường được các thương nhân sử dụng trong giao dịch hàng hóa quốc tế. Trong đó cần chú ý về thời gian trả tiền cho bên xuất khẩu được ghi trong hối phiếu.
3.Cách soạn thảo hợp đồng ngoại thương
a.Điều khoản tên hàng (commodity):
b.Điều khoản phẩm chất chất lượng (quality)
Dựa vào mẫu hàng: Chất lượng của hàng hoá được xác định căn cứ vào chất lượng của một số ít hàng hoá, gọi là mẫu hàng. Nhược điểm: Tính chính xác không cao. Áp dụng cho những mặt hàng chưa có tiêu chuẩn hoặc khó tiêu chuẩn hoá.
Dựa vào tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn là những quy định về đánh giá chất lượng, về phương pháp sản xuất, chế biến, đóng gói, kiểm tra hàng hoá do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Dựa vào quy cách của hàng hóa: Quy cách là những thông số kỹ thuật liên quan đến hàng hóa như công suất, kích cỡ, trọng lượng… Những thông số kỹ thuật này phản ánh chất lượng của hàng hóa.
Dựa vào nhãn hiệu hàng hoá: Nhãn hiệu là những ký hiệu, hình vẽ, chữ… để phân biệt hàng hoá của cơ sở sản xuất này với cơ sở sản xuất khác.
Dựa vào tài liệu kỹ thuật (technical document): Tài liệu kỹ thuật thể hiện các thông số kỹ thuật của hàng hoá, bao gồm: hướng dẫn vận hành, lắp ráp… Phải biến tài liệu kỹ thuật thành một phần không thể tách rời của hợp đồng.
Dựa vào hàm lượng chất chủ yếu: Quy định tỷ lệ phần trăm của thành phần một chất nào đó trong hàng hoá. Chia làm 2 loại hàm lượng của chất lượng hàng hoá:
+ Hàm lượng chất có ích: quy định hàm lượng (%) tối thiểu.
+ Hàm lượng chất không có ích: quy định hàm lượng (%) tối đa.
Dựa vào dung trọng hàng hoá: Dung trọng hàng hoá là trọng lượng tự nhiên của một đơn vị dung tích hàng hoá, phản ánh tính chất vật lý, tỷ trọng tạp chất của hàng hoá. Thường sử dụng kết hợp với phương pháp mô tả.
Dựa vào sự xem hàng trước Phương pháp này còn được gọi là “đã xem và đồng ý”, tức là hàng hoá đã được người mua xem và đồng ý, còn người mua phải nhận hàng và trả tiền.
Dựa vào hiện trạng hàng hóa: Phương pháp này còn được gọi là “có thế nào, giao thế ấy”. Người bán chỉ giao sản phẩm chứ không chịu trách nhiệm về phẩm chất của sản phẩm. Các trường hợp áp dụng:
Dựa vào sự mô tả: Nêu các đặc điểm về hình dạng, màu sắc, kích cỡ, công dụng… của sản phẩm. Áp dụng cho mọi sản phẩm có khả năng mô tả được, thường được sử dụng kết hợp với các phương pháp khác.
Dựa vào chỉ tiêu đại khái quen dùng: Khi mua bán nông sản, nguyên liệu mà phẩm chất khó tiêu chuẩn hoá, trên thị trường thế giới thường dùng một số tiêu chuẩn phỏng chừng: FAQ, GMQ…
c.Điều khoản số lượng ( quantity)
– Phương pháp quy định số lượng: Quy định dứt khoát, Quy định phỏng chừng.
– Phương pháp quy định trọng lượng:
– Địa điểm xác định số lượng, trọng lượng: Xác định ở nơi đi. Xác định ở nơi đến.
d.Điều khoản giá cả (price)
Đồng tiền tính theo giá:
Xác định mức giá:
Phương pháp quy định giá:
– Cách tính toán: Giảm giá đơn; Giảm giá kép; Giảm giá luỹ tiến; Giảm giá tặng thưởng.
e.Điều khoản giao hàng (shipment / delivery)
– Thời gian giao hàng:
g.Điều kiện thanh toán (payment)
Đồng tiền thanh toán
Thời hạn thanh toán (time of payment):
Phương thức thanh toán (methods of payment): Chuyển tiền, nhờ thu, tín dụng chứng từ…
Bộ chứng từ thanh toán (payment documents):
h.Bao bì (packing)
Phương pháp cung cấp bao bì:
Yêu cầu chất lượng bao bì: Quy định chung chung, Quy định cụ thể về: Vật liệu làm bao bì; Hình thức của bao bì; Kích thước của bao bì; Số lớp, cách thức cấu tạo; Đai nẹp bao bì.
i.Điều khoản bảo hành (warranty)
Quyền và nghĩa vụ của các bên Bảo hành: là thời hạn người bán đảm bảo về chất lượng hàng hoá, được coi là thời hạn dành cho người mua phát hiện khuyết tật của hàng hoá.
Thời hạn bảo hành:
Nội dung bảo hành:
k.Điều khoản miễn trách / bất khả kháng (force majeure)
Quy định các sự kiện tạo nên bất khả kháng: Quy định các tiêu chí để xác định một sự kiện có phải là trường hợp bất khả kháng. Liệt kê các sự kiện khi xảy ra được coi là bất khả kháng. Dẫn chiếu đến văn bản của ICC (xuất bản phẩm số 421).
Thủ tục ghi nhận sự kiện bất khả kháng: Quy định trách nhiệm của bên gặp sự kiện bất khả kháng: thông báo cho các bên liên quan bằng văn bản, cung cấp chứng nhận sự kiện của cơ quan chức năng,…
Hệ quả của bất khả kháng:
– Thời hạn hiệu lực hợp đồng được kéo dài trong một thời gian tương ứng với thời gian xảy ra bất khả kháng, cộng với thời gian khắc phục hậu quả.
– Nếu bất khả kháng kéo dài quá lâu thì có thể hủy hợp đồng mà không phải bồi thường.
l.Điều khoản khiếu nại (claim)
m.Điều khoản trọng tài (arbitration)
n.Bảo hiểm (insurance)
Trên đây là bài viết về các lưu ý về Cách soạn thảo hợp đồng ngoại thương trong xuất nhập khẩu.
Mong bài viết sẽ hữu ích với bạn.
Nếu bạn muốn học để nâng cao nghiệp vụ xuất nhập khẩu, bạn nên tìm kiếm các nguồn thông tin hoặc tham gia các khoá học xuất nhập khẩu tại các trung tâm uy tín.