Số định danh hàng hóa là gì? Cách lấy số định danh hàng hóa ra sao?

Số định danh hàng hóa là gì? Với những ai làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cũng không lạ gì. Tuy nhiên với những ai mới bắt đầu thì hẳn không quá rõ ràng. Bài viết hôm nay Indochinapost sẽ giúp bạn tìm hiểu một cách rõ ràng, cũng như cách xác định như thế nào, khai báo ra sao?

Số định danh hàng hóa là gì?

Theo Tổ chức Hải quan thế giới (WCO), số định danh hàng hóa (UCR- Unique Consignment Reference) là số tham chiếu để cơ quan sử dụng và có thể được yêu cầu cung cấp cho cơ quan hải quan tại bất kỳ điểm nào trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan. Số UCR phải đảm bảo: (i) là số duy nhất ở cả phạm vi quốc gia và quốc tế; (ii) được cấp cho từng lô hàng; (iii) được khởi tạo sớm nhất có thể trong giao dịch quốc tế.

Mã số định danh hàng hóa cho phép các hệ thống thông tin khác nhau của cơ quan hải quan và các cơ quan, tổ chức liên quan kết hợp với nhau một cách hiệu quả nhất có thể. Nhờ đó, để tạo thành nguồn thông tin và tài liệu cho phép theo dõi toàn bộ lịch sử của một lô hàng; được sử dụng trong tất cả các trao đổi thông tin giữa các bên liên quan trong toàn bộ chuỗi cung ứng tới các thủ tục do cơ quan hải quan và các cơ quan quản lý nhà nước khác xử lý.

Mục tiêu chính của UCR là xác định một cơ chế chung, đủ linh hoạt để xử lý những tình huống phổ biến nhất xảy ra trong thương mại quốc tế. Cho phép xác định duy nhất dữ liệu liên quan đến một giao dịch thương mại quốc tế nhất định giữa nhà cung cấp và người mua hàng ở cả cấp quốc gia và quốc tế.

Hướng dẫn khai báo thông tin cấp số định danh hàng hóa XNK trên phần mềm khai hải quan Ecus5

Theo Quyết định số 1593/QĐ-BTC ngày 15/08/2017 V/v Thí điểm khai số vận đơn trên Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu để thực hiện quản lý, giám sát hàng hóa tự động.

Đối với hàng nhập khẩu khai báo cấp Số định danh hàng hóa là gì

• Cấu trúc số định danh cho hàng hóa nhập khẩu:

Số định danh = Mã cảng dỡ hàng + Ngày vận đơn + Số vận đơn.

Theo đó, người khai Hải quan sẽ khai thông tin trên tờ khai Hải quan nhập khẩu như sau:

+ Mã cảng dỡ hàng: Khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 1.33 “địa điểm dỡ hàng” theo mã danh mục cảng biển Việt Nam (05 ký tự) được công bố trên Cổng thông tin điện tử Hải quan;

+ Ngày vận đơn + Số vận đơn: Khai liên tiếp nhau (“Ngày vận đơn” trước “Số vận đơn”) tại ô chỉ tiêu thông tin số 1.26 “số vận đơn” trên tờ khai nhập khẩu. Trong đó “Ngày vận đơn” là ngày vận đơn ghi trên vận đơn gom hàng (vận đơn dùng để khai báo tờ khai Hải quan) theo định dạng “DDMMYY” (DD- ngày, MM- tháng, YY- năm), “Số vận đơn” là số vận đơn ghi trên vận đơn gom hàng (vận đơn dùng để khai báo tờ khai Hải quan). Thông tin nhập không được có dấu cách hoặc ký tự đặc biệt như: “*,#, @, /,….”

Khi mở tờ khai nhập khẩu doanh nghiệp cần nhập đầy đủ thông tin về “Số vận đơn” và “Ngày vận đơn”. Trong quá trình ghi dữ liệu phần mềm sẽ tự động ghép 2 thông tin này vào (số vận đơn + ngày vận đơn) và khai báo lên hệ thống Hải quan theo định dạng DDMMYY (ngày 2 số, tháng 2 số và 2 số cuối của năm).

Đối với hàng xuất khẩu khai báo cấp Số định danh hàng hóa là gì

Cấu trúc số định danh cho hàng hóa xuất khẩu:

Số định danh = Đối tượng + Loại hình hàng hóa + Năm + Số tuần tự trong năm.

Trong đó:

• Đối tượng: 1 – Số định danh cấp cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu; 2 – Số định danh cấp cho doanh nghiệp kinh doanh kho bãi;
• Loại hình hàng hóa: 1 – Hàng hóa nhập khẩu; 2 – Hàng hóa xuất khẩu; 3 – Hàng hóa khác (hàng nội địa đưa vào cảng,…);
• Năm: 02 ký tự chỉ năm cấp số định danh (Ví dụ 17 thể hiện năm 2017).
• Số định danh của hàng xuất khẩu được khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 2.24 “ Số vận đơn” trên tờ khai xuất khẩu;
• Trước khi đưa hàng vào cảng hoặc tại thời điểm đăng ký tờ khai xuất khẩu (tại thời điểm này thông thường doanh nghiệp không có số vận đơn), doanh nghiệp thông qua hệ thống khai hải quan hoặc cổng cung cấp dịch vụ công trực tuyến để lấy số định danh cho lô hàng và khai vào ô chỉ tiêu thông tin số 2.24 “ Số vận đơn” trên tờ khai xuất khẩu;

Cách lấy số định danh hàng hóa là gì?

Cách 1:

Trên phần mềm ECUS5VNACCS:

B1: Sử dụng chức năng đăng ký số định danh để đăng ký số định danh cho lô hàng xuất:
vào menu Tờ khai xuất nhập khẩu ➡ Khai báo bổ sung ➡ Đăng ký số định danh hàng hóa: thực hiện khai báo lên hệ thống Hải quan lấy số định danh (hoặc trên tờ khai xuất tại mục số vận đơn nhấn vào nút Đăng ký để thực hiện đăng ký số định danh với Hải quan).

B2: Nhập số định danh vào tờ khai VNACCS tại chỉ tiêu Số vận đơn

B3: Khai báo tờ khai lên hệ thống Hải quan như bình thường

Cách 2: 

Lấy số định danh trên dịch vụ công trực tuyến, người khai thực hiện theo hướng dẫn sau:

(1) Truy cập vào địa chỉ: pus.customs.gov.vn;

(2) Đăng nhập bằng tài khoản;

(3) Vào menu “Định danh hàng hóa”;

(4) Chọn chức năng cấp mới:

(5) Nhập thông tin vào mẫu gồm: Đối tượng xin cấp (DN XNK, DN kho, bãi, cảng); Loại hàng hóa (Nhập khẩu, Xuất khẩu, Khác); Mã số thuế;

(6) Nhấn nút “Cấp mới” để nhận thông báo cấp Số định danh.

Lưu ý:

• Số định danh cơ bản như số xếp hàng, không cần có thông tin về lô hàng (như vận đơn, hàng hóa, số lượng, ..)
• Số định danh có kèm theo mã vạch có thể in ra, DN cầm theo và xuất trình để đưa hàng vào Kho, Bãi, Cảng chờ xuất.
• DN khi khai theo chuẩn mới này thì phần khai báo Cont mã vạch cũng phải nhập Số vận đơn theo chuẩn mới (DDMMYYSOVANDON), nếu không khi khai lên hệ thống sẽ lỗi không đồng bộ được đúng số vận đơn.
• Số định danh có thể đăng ký từ nhiều nguồn: phần mềm đầu cuối (như ECUS), web DVCTT

Với những thông tin trên đây, hy vọng mọi người hiểu rõ Số định danh hàng hóa là gì. Biết cách lấy số định danh cho hàng hóa. Nếu quý khách có nhu cầu vận tải, hãy liên hệ với Indochinapost. Chúng tôi nhận các dịch vụ vận chuyển, dịch vụ khai báo làm thủ tục hải quan hàng sản xuất xuất nhập khẩu chất lượng, uy tín và giá rẻ.