Hầu hết mọi cá nhân tổ chức, khi có có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa đều thông qua dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế. Nhưng không phải cá nhân nào hiểu được quy trình để hoàn tất một bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu bằng đường biển.
Hãy cùng tìm hiểu qua quy trình luân chuyển hồ sơ trong xuất nhập khẩu hàng hóa sau:
Bước 1: Khi kí hợp đồng thương mại, người xuất khẩu hay nhập khẩu sẽ thực hiện thuê vận chuyển hàng hóa, chủ hàng liên hệ với công ty vận tải biển (đại lý chủ tàu hoặc thông qua môi giới). Danh sách đăng ký hàng hóa hay phiếu đóng gói (Packing list) là bằng chứng để tiến hành hợp đồng chuyên chở (Booking note). Khi chấp nhận vận chuyển đại lý sẽ thu tiền, cấp giấy vận chuyển nếu người gửi hàng cần.
Bước 2: Đại lý sẽ đem Cargo list đến cảng đi đăng ký xếp hàng với cảng, lập bảng Cargo Manifest.
Bước 3: Bên đại lý làm việc với tàu
Bước 4: Nếu người gửi hàng đóng hàng tại Cảng đi phải xuất trình những giấy tờ sau: lệnh giao vỏ container, cargo list, thủ tục hải quan, hóa đơn mua bán, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
Bước 5: Cảng đi bố trí giao nhận để kiếm hàng hóa xuống tàu cùng với đại lý kiểm kiện (người đại diện chủ tàu lập giấy tờ giao nhận, biên bản xác nhận hàng hư hỏng, đổ vỡ và biên bản thừa hay thiếu so với tờ khai (nếu có) và lập “biên bản kết toán nhận hàng với tàu”.
Bước 6: Khi tàu rời cảng đi, thuyền trưởng đại diện cho chủ tàu tại bến thông báo tất cả nội dung hàng hóa được xếp lên tàu, lịch tàu đến và dự kiến thời gian đến (ETA) với đại lý ở cảng đến.
Bước 7: Đại lý của chủ tàu sẽ căn cứ vào điện thông báo cuối cùng của tàu để liên hệ với cảng đến, điều độ bộ phận kiểm kiện, thủ tục (nếu là đại lý thủ tục) cho tàu vào cảng cập cầu và dỡ hàng
Bước 8: Sau khi tàu cập bến dựa trên các Cargo Manifest, đại lý sẽ gọi điện thông báo đã đến cảng (notice of arrival) cho người nhận hàng.
Bước 9: Chủ hàng sau khi nhận thông báo này đến đại lý hãng tàu trình vận đơn gốc để lấy lệnh giao hàng (D/O) và thanh toán cước phí nếu cước trả sau.
Bước 10: Cảng chịu trách nhiệm dỡ hàng và làm các chứng từ giao nhận, ký kết các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan, đăng ký, mời hải quan kiểm hóa, xuống cảng lấy hàng.
