QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ TẠI CỬA KHẨU

Trong bài này chúng tôi xin chia sẻ quy trình giao nhận hàng hóa thực tế tại cửa khẩu mà nhân viên của Indochina Post tổng hợp và ghi chép lại. 

Định nghĩa thủ tục giao nhận: là công đoạn cần phải thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến quá trình chuyên chở: như đóng gói, gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hóa ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao cho người hận …những công việc đó được gọi là dịch vụ giao nhận.

– FCL : Full container loading – hàng nguyên cont

– LCL: less than container – một phần của cont hay hàng đóng ghép

– CFS: Cargo freight station – trạm thu gom hàng hay là kho đóng hàng.

Trách nhiệm của người giao nhận:        

Phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng và phải chịu trách nhiệm về những sơ xuất, lỗi lầm và thiếu sót như:

– Giao nhận không đúng chỉ dẫn

– Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa , mặc dù đã được chỉ định và hướng dẫn

– Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

– Chở hàng sai nơi đến quy định

– Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không làm thủ tục hoàn thuế

– Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

– Người giao nhận còn phải chịu trách nhiệm về những thiệt về người hoặc tài sản mà anh ta đã gây ra cho người thứ ba trong hoạt động của mình.

Quy trình xuất khẩu hàng kinh doanh FCL kéo container về đóng hàng tại kho công ty:

B1:   Liên hệ với hãng tàu hay đại lý lấy booking

B2:   Cầm booking xuống văn phòng của hãng tàu duyệt lệnh cấp cont rỗng (thường văn phòng này nằm dưới cảng). Sẽ cấp seal + packing list cont.

B3:   Cầm booking và lệnh đã duyệt xuống thương vụ cảng hay nơi cấp cont đóng tiền xin lấy cont rỗng về kho đóng hàng.

B4:   Sau đó cầm lệnh cấp cont rỗng qua Phòng điều độ xin cấp cont rỗng

B5:   Đưa xe đầu kéo vào lấy cont và chở về kho để đóng hàng

B6:   Đóng hàng xong và kéo ra cảng hạ cont:

Ra cửa khẩu xuất khẩu làm thủ tục Hải quan , bộ hồ sơ xuất khẩu thường có:

– Giấy giới thiệu công ty

– Phiếu tiếp nhận hồ sơ,

– Bộ TK XK

– Packing list bản gốc.

– Nếu biết hàng được miễn kiểm hóa hải quan thì cho bấm seal hãng tàu luôn và chạy ra cảng, vào thương vụ cảng đóng tiền hạ cont bãi xuất.

– Nếu hàng phải kiểm hóa haỉ quan thì nên bấm ổ khóa hoặc một cái seal khác để kéo ra cảng hạ bãi chờ kiểm hóa.

 Thông quan điện tử:

–  Thiết lập dữ liệu đầy đủ vào phần mềm khai báo điện tử

–   Truyền đến chi cục hải quan liên quan, chờ thông tin phản hồi.

Nếu hợp lệ: cho luôn số Tờ Khai, phân luồng Tờ Khai luôn, Phân công người xem xét và kiểm tra bộ hô sơ đó.

–  Sau đó Doanh nghiệp In Tờ Khai điện tử 02 bản có Mã vạch trên Tờ khai.

–  Ký tên đóng dấu doanh nghiệp vào Tờ khai điện tử và các chứng từ liên quan mang đến Chi cục hải quan cần làm thủ tục xnk.

–   Khi đến chi cục hải quan, trình bộ hồ sơ cho cán bộ hải quan kiểm tra.

–  Nếu hàng được miễn kiểm thì sẽ lấy một Tờ khai điện tử và nhận hàng luôn.

–   Nếu hàng phải kiểm tra thì chờ cán bộ Hải quan kiểm tra hàng tra thực tế sau đó mới đánh máy vi tính kết quả kiểm tra vào phiếu ghi kết quả tờ điện tử. chờ lấy Tờ khai và đi nhận hàng.

Nếu không hợp lệ: Thì sẽ nhận được thông tin phải khai báo lại…

B7:   Nếu hàng miễn kiểm thì làm thủ tục hải quan xong khi lấy được Tờ Khai chủ hàng ghi tên Tàu, số cont, số seal lên Tờ Khai và xuống thẳng Hải quan giám sát bãi để thanh lý, sau đó vào sổ tàu.

B8: Nếu hàng bị kiểm hóa thì phải liên hệ với cán bộ được phân công kiểm lô hàng của mình đưa xuống vị trí cont tại bãi chờ kiểm hóa, kiểm tra xong hải quan sẽ bấm seal của hải qua, và chủ hàng sẽ bấm seal của hàng tàu cấp. Sau đó về văn phòng Hải quan ngồi đợi ghi kết quả kiểm hóa của hải quan và lấy tờ khai chủ hàng, khi lấy được TK công việc lại tiếp tục B7.

Quy trình thủ tục Nhập khẩu hàng kinh doanh thông thường kho CFS tại cảng:

B1:    Sau khi nhận được thông báo hàng đến hoặc lên hãng tàu nhận D/O.

B2:    Chuẩn bị chứng làm thủ tục quan và khai báo hải quan qua mạng.

B3:    Làm thủ tục hải quan, bộ hồ sơ thường gồm:

–  Giấy giới thiệu cty

–  Phiếu tiếp nhận hồ sơ

–  Bộ tờ khai NK + bộ Tờ khai Gatt

–  Hợp đồng ngoại thương (bản gốc hoặc phô tô sao y cty)

–  Invoice, packing list (bản gốc).

–  Bill có thể là bill original, hoặc nếu là bill original phô tô sao y cty, nếu là bill giao hàng bằng điện thì phải đóng dấu sống của hãng tàu hay đại lý.

Thông quan điện tử:

–   Thiết lập dữ liệu đầy đủ vào phần mềm khai báo điện tử

–    Truyền đến chi cục hải quan liên quan, chờ thông tin phản hồi.

Nếu hợp lệ: cho luôn số Tờ Khai, phân luồng Tờ Khai luôn, Phân công người xem xét và kiểm tra bộ hô sơ đó.

–    Sau đó Doanh nghiệp In Tờ Khai điện tử 02 bản có Mã vạch trên Tờ khai.

–   Ký tên đóng dấu doanh nghiệp vào Tờ khai điện tử và các chứng từ liên quan mang đến Chi cục hải quan cần làm thủ tục xnk.

–  Khi đến chi cục hải quan, trình bộ hồ sơ cho cán bộ hải quan kiểm tra.

–  Nếu hàng được miễn kiểm thì sẽ lấy một Tờ khai điện tử và nhận hàng luôn.

–  Nếu hàng phải kiểm tra thì chờ cán bộ Hải quan kiểm tra hàng tra thực tế sau đó mới đánh máy vi tính kết quả kiểm tra vào phiếu ghi kết quả tờ điện tử. chờ lấy Tờ khai và đi nhận hàng.

Nếu không hợp lệ: Thì sẽ nhận được thông tin phải khai báo lại…

B4:  Nếu hàng được miễn kiểm thì chờ lấy luôn TK chủ hàng, đóng lệ phí hải quan, thuế (nếu có).

B5:    Cầm 2 D/O (thường ghi số TK vào D/O), vào HQGS kho đối chiếu (một số cảng đã bỏ khâu này).

–  Sau đó cầm D/O vào thương vụ kho của cảng để làm phiếu xuất kho (3 liên)

–  Cầm Phiếu xuất kho + TK  + D/O  vào HQGS kho thanh lý

–  HQSG kho sẽ đối chiếu nếu hợp lệ thì sẽ đóng dấu ký tên lên phiếu xuất kho và trả lại TK+ phiếu xuất kho cho chủ hàng.

–  Cầm phiếu xuất kho qua gặp thủ kho yêu cầu lấy hàng, trên phiếu xuất kho phải ghi số xe chở hàng, đồng thời chủ hàng phải ký là đã nhận đủ hàng nguyên đai nguyên kiện. Trả lại 2 phiếu xuất kho.

–  Lấy hàng xong xe sẽ chạy ra cổng, cầm phiếu Xuất Kho + TK vào trình HQSG cổng để cho xe ra khỏi cảng.

–  HQSG cổng sẽ kiểm tra thông tin trên TK + phiếu xuất kho lần nữa, nếu đúng sẽ đóng dấu ký tên và trả lại TK+ 1 phiếu xuất kho, và chủ hàng cầm phiếu xuất kho đó trình bảo vệ cổng cảng và cho xe chở hàng về cty.

Nếu hàng bị kiểm thì phải mời cán bộ Hải quan xuống kho để kiểm hàng, trước khi hải quan xuống kho thì chủ hàng phải tìm vị trí hàng của mình nằm ở đâu trong kho, thường đưa D/O cho Thủ kho quản lý họ sẽ cho vị trí hàng nằm ở đâu. Sau khi HQ kiểm xong thì về văn phòng chờ lấy TK chủ hàng. Sau khi có TK chủ hàng tiếp tục