ERP là gì? Tìm hiểu từ A-Z về ERP

Hệ thống ERP là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và lớn nếu muốn gia tăng doanh số. Cùng indochinapost.vn tìm hiểu ERP là gì và ý nghĩa của ERP trong bài viết dưới đây.

ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nhưng hầu như đó chỉ là khái niệm mơ hồ. Có DN nói đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất chỉ triển khai một hai module nào đó. Một DN mua nhiều giải pháp của nhiều hãng phần mềm (PM) khác nhau, kết hợp chúng lại khá lỏng lẻo, chắp vá, liệu có thể tuyên bố ‘Công ty chúng tôi dùng ERP’ không?

ERP là gì? Ý nghĩa của 3 từ ERP

R: Resource (Tài nguyên). 

Nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực và tài chính. Cũng bao gồm cả tài nguyên phần cứng, phần mềm, dữ liệu của hệ thống mà con người có thể truy cập và sử dụng được. Và một khi doanh nghiệp đã chọn cách sử dụng hệ thống ERP vào trong hoạt động của mình tức là phải biến tất cả các nguồn lực đó thành tài nguyên. Để làm gì?

• Để tất cả bộ phận, phòng ban đều có thể khai thác nguồn lực của doanh nghiệp phục vụ cho công việc, trách nhiệm của mình.
• Để việc lập kế hoạch và xây dựng quy trình khai thác nguồn lực hiệu quả, nhịp nhàng và chặt chẽ.
• Để thường xuyên cập nhật một cách chính xác, kịp thời các thông tin và tình trạng nguồn lực của doanh nghiệp.

P: Planning (Hoạch định).

Là khả năng hoạch định chiến lược, kế hoạch trong kinh doanh của các doanh nghiệp. Planning trong hệ thống ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tính toán, dự báo, lập kế hoạch trong sản xuất, thu mua, cung ứng, xây dựng chính sách giá, chiết khấu,…một cách hiệu quả và chặt chẽ nhất, hạn chế tối đa những sai sót, nhầm lẫn trong xử lý nghiệp vụ.

E: Enterprise (Doanh nghiệp).

Đây chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban.

ERP là gì – Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể

Tóm lại, ta có thể hình dung ERP là là PM quản lý tổng thể DN, cho phép DN tự kiểm soát được trạng thái NL của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. Ngoài ra ERP còn cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.

ERP là gì: Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều PM quản lý rời rạc

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều PM quản lý rời rạc khác (như PM kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành…) là tính tích hợp. ERP chỉ là một PM duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các PM quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty PM và cách hiểu về PM ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về PM thông thường. ERP là PM mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình.

ERP là gì: Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải:

– Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module PM tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v… Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, DN có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.

– Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.

– Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm… Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng… Đây là điều các DN rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.

– Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong DN. Với cách này DN có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.

Hệ ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.

ERP là gì: ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?

Bảy nguyên do chính để các công ty thực hiện dự án ERP, đó là:

• Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
• Giảm lượng hàng tồn kho
• Chuẩn hóa thông tin nhân sự
• Công tác kế toán chính xác hơn
• Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
• Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất
• Qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.

Quá trình hội nhập nền kinh tế là quá trình tất yếu và không lâu nữa. Đứng trước thời điểm này, các doanh nghiệp đang nhanh chóng tìm cách nâng cao khả năng cạnh trạnh ngay khi thị trường thương mại mở cửa và các công ty nước ngoài tràn vào. Một điều đơn giản có thể nhận thấy là nếu các doanh nghiệp không có khả năng cạnh tranh với các công ty nước ngoài thì cũng sẽ mất đi khả năng cạnh tranh ngay với các đối thủ trong nước.

Việc ứng dụng một hệ thống quản trị bằng phần mềm, theo kết quả thống kê từ những công ty đã triển khai ERP, có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống khoảng thời gian tối thiểu là 2 ngày; cải tiến các dịch vụ đáp ứng khách hàng từ 50% lên trên 90% gia tăng năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí… Đó quả là những hứa hẹn hấp dẫn mà các doanh nghiệp mong muốn.

Trên đây là những kiến thức trả lời cho câu hỏi ERP là gì. Tìm hiểu ngay những kiến thức khác liên quan tới logistics và để lại bình luận cho chúng tôi nếu bạn còn gì thắc mắc.