Chứng từ xuất nhập khẩu và những điều cần chú ý

Chứng từ xuất nhập khẩu là văn bản mà cơ quan hoặc người xuất khẩu ban hành nhằm mục đích hỗ trợ người nhập khẩu nhận được đủ hàng đúng quy định. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn về những vấn đề xung quanh chứng từ xuất nhập khẩu thì bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết hết những câu hỏi cần thiết. Cùng theo dõi nhé!

Khái niệm về chứng từ xuất nhập khẩu

Để nhập khẩu hay xuất khẩu một mặt hàng nào đó, một bộ chứng từ đi kèm nhằm chứng minh sự việc là điều cần thiết. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu giúp quá trình thanh toán tiền hàng được minh bạch hơn và hỗ trợ cho việc đổi trả, khiếu nại thuận lợi hơn rất nhiều. Nhìn chung, những chứng từ cơ bản trong bộ hồ sơ này là những chứng cứ nhằm xác thực việc chấp nhận hợp đồng hay xác nhận việc người bán giao hàng, việc bảo hiểm hàng hóa, việc vận tải và làm thủ tục hải quan…

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Các loại chứng từ phổ biến nhất hiện nay phải kể đến:

• Chứng từ hàng hóa: Có tác dụng chỉ rõ giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hóa. Những chứng từ này cần được người bán làm và người mua là người nhận chúng, trong bộ chứng từ này chủ yếu là hóa đơn thương mại, bảng kê, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận chất lượng.
• Chứng nhận vận tải: Chứng nhận này là chứng từ cần thiết do người chuyên chở cấp để xác nhận mình đã nhận hàng. Trong bộ chứng từ vận tải thường bao gồm vận đơn đường biển, biên nhận cảng,… Đối với vận tải đường sắt và hàng không thì cần vận đơn đường sắt và đường hàng không đi kèm.

Trong hai loại chứng từ xuất nhập khẩu kể trên thì chứng từ hàng hóa là loại phổ biến nhất. Chúng ta sẽ cần có cái nhìn rõ hơn về loại chứng từ này.

Vậy bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những gì?

• Hóa đơn thương mại: Đây là chứng từ cơ bản nhất của bộ chứng từ hàng hóa. Nó là yêu cầu người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền đã ghi trên hóa đơn. Hóa đơn này cần nêu rõ đặc điểm sản phẩm, đơn giá và tính tổng giá trị hàng hóa. Phương thức thanh toán và chuyên chở cũng cần được đề cập trong đó. Hóa đơn thường cần lập thành nhiều bản để dùng cho nhiều việc khác nhau. Nó vừa cần xuất trình cho ngân hàng để lấy tiền hàng vừa cần cấp cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm nếu bạn đã mua bảo hiểm hàng hóa.
• Bảng kê chi tiết: Đây là chứng từ miêu tả chi tiết hàng hóa trong lô hàng. Điều này sẽ giúp cho việc quản lý lô hàng dễ dàng hơn nhờ việc cấp mã và gọi tên chúng trên bảng kê chi tiết.
• Phiếu đóng gói: Là bảng kê khai mọi hàng hóa có trong kiện hàng. Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì để người mua dễ thấy hoặc để trong túi gắn ngay bên ngoài bao hàng. Phiếu đóng gói ngoài loại đóng gói chi tiết người ta còn phát hành phiếu đóng gói kiêm luôn bản kê trọng lượng khá tiện lợi.
• Giấy chứng nhận chất lượng: Chứng nhận này nhằm xác thực chất lượng của hàng hóa đang giao và chứng minh mặt hàng này phù hợp với yêu cầu đã thảo trong hợp đồng.
• Giấy chứng nhận số lượng: Kiểm định lại chắc chắn số lượng hàng hóa được giao. Chứng từ này rất cần thiết khi giao những mặt hàng như rượu chai, thuốc lá đóng bao…
• Giấy chứng nhận trọng lượng: Chứng nhận số lượng hàng hóa được giao và dùng trong mua bán những mặt hàng mà trị giá tính ngay trên cơ sở trọng lượng.

Lưu ý khi làm thủ tục chứng từ xuất nhập khẩu

Nếu bạn đang băn khoăn về mẫu chứng từ xuất nhập khẩu thì có thể dễ dàng tìm chúng trên Google và tải xuống bản chứng từ xuất nhập khẩu ưng ý nhất. Trong lần đầu làm thủ tục xuất nhập khẩu, hẳn bạn vẫn còn rất lóng ngóng trong khâu soạn chứng từ sao cho hợp lệ và bù đầu với những con số thống kê. Để giảm tối đa sự sai sót như thông tin trên bộ chứng từ không khớp nhau hay sai lệch những thông tin quan trọng bạn nên kiểm tra kỹ trước khi giao chúng cho bên liên quan.

Về mẫu chứng từ xuất nhập khẩu, bạn chỉ cần chọn ra một mẫu đầy đủ và trình bày đơn giản nhất để dễ dàng thực hiện theo. Nhìn chung, chứng từ xuất nhập khẩu khá đa dạng và có sự khác biệt trong từng trường hợp cụ thể nên có thể bạn sẽ gặp những nhầm lẫn đáng tiếc. Nếu cảm thấy không đủ thời gian để làm một bộ chứng từ hoàn hảo, bạn có thể nhờ sự trợ giúp của các công ty dịch vụ chuyên về giấy tờ xuất nhập khẩu. Nhân viên chyên nghiệp sẽ có sự tư vấn và hướng dẫn cho bạn từ A đến Z những điều cần làm.

Nói tóm lại, chứng từ xuất nhập khẩu là một vấn đề khá nan giải đối với những người mới bắt đầu làm quen với chúng. Mong rằng những thông tin hữu ích trong bài viết này đã giúp đỡ bạn được phần nào trong công cuộc sở hữu bộ chứng từ đúng chuẩn nhất.