Các tài liệu cần thiết trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng. Để việc giao nhận hàng hóa được suôn sẻ, chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ chứng từ xuất nhập khẩu cho lô hàng của mình là điều vô cùng quan trọng. Cùng indochinapost.vn tìm hiểu về các tài liệu cần thiết trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu nhé!

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Chứng từ bắt buộc

Đây là những giấy tờ tài liệu mà gần như bắt buộc phải có với tất cả các lô hàng.

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v…
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi…
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): là loại chứng từ thể hiện cách thức đóng gói của lô hàng. Qua đó, người đọc có thể biết lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích thế nào…
• Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). Với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Chứng từ thường có

Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ xác nhận về lô hàng và số tiền cần thanh toán, nhưng không phải để đòi tiền.
• Tín dụng thư (L/C): thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, trong đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ.
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế. 
• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Một số chứng từ nhập khẩu khác

• Certificate of Fumigation (Giấy chứng nhận hun trùng hàng hóa)
• Phytosanitary Certificate (Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật)
• Booking Note (Giấy lưu cước phí)
• Bill of Lading Terms and Conditions (Các điều khoản của Vận đơn đường biển)
• Export Clearance Form (Tờ kê khai hàng hoá xuất khẩu)
• Import Clearance Form (Tờ kê khai hàng hoá nhập khẩu)
• Sale Contract (Hợp đồng mua-bán hàng hoá)

Trên đây là những loại chứng từ cần thiết trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Tùy theo loại hàng và quy định của nhà nước mà bạn cần chuẩn bị các loại chứng từ khác nhau. Đừng quên chia sẻ với bạn bè và liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn thêm về các dịch vụ vận tải quốc tế nhé!