Quy trình nhập hàng lẻ lcl – EXW

Hàng LCL là gì?

Trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hoá, LCL viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Less than Container Loading, dịch nghĩa là hàng xếp không đủ một container. Cụm từ này mô tả cách thức vận chuyển hàng hoá khi chủ hàng không đủ hàng để đóng nguyên một container, mà cần ghép chung với một số lô hàng của chủ hàng khác.

Khi đó, công ty dịch vụ như Indochinapost Logistics sẽ kết hợp nhiều lô hàng lẻ (LCL shipments) của nhiều khách hàng khác nhau, sắp xếp, phân loại và đóng chung vào container hoặc sử dụng xe chuyên dụng 2 tầng, sau đó thu xếp vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam. Việc kết hợp đóng chung như vậy gọi là gom hàng, hay consolidation.

Quy trình nhập hàng lẻ LCL theo Incoterms 2010 – EXW.

Bước 1. Lấy thông tin từ khách hàng

Sau khi có thông tin đóng hàng từ khách, công ty dịch vụ FWD sẽ liên hệ với đại lý(agent) cung cấp thông tin người liên hệ (shipper) cho đại lý. Đại lý sẽ thống nhất thời gian và địa điểm nhận hàng với shipper và lên kế hoạch đóng hàng gửi về nước nhập khẩu cho công ty dịch vụ FWD.

Bước 2. Chuẩn bị chứng từ và các thông tin cần thiết

Sau khi chở hàng về kho đại lý sẽ tiến hành xác định kích thước và trọng lượng hàng chính xác để tiến hành làm bill. Việc làm Packing list và Invoice thương mại được shipper lập từ khi nhận giao hàng tại kho cho đại lý hoặc gửi trước qua email. Căn cứ vào những chứng từ và kích thước đo thực tế tại kho đại lý sẽ làm bill. Ban đầu đại lý sẽ gửi bill nháp (draft B/L) vào mail về cho Công ty dịch vụ FWD trước vào mail để xác nhận thông tin. Ngoài việc làm bill nếu nhà nhập khẩu có yêu cầu các chứng từ khác như C/O, giấy chứng nhận chất lượng, … thì đại lý sẽ tiến làm hàng. Đối với C/O thì sẽ bắt đầu làm khi tàu chạy và chuyển phát nhanh gửi về cho Công ty dịch vụ FWD.
Trong trường hợp khách hàng không có làm invoice và packing list thì công ty FWD sẽ tiến hành làm (hỗ trợ khách hàng làm).
Bên cạnh việc gửi bill thì đại lý cũng sẽ gửi file các chứng từ khác như (debit note; C/O; giấy chứng nhận khác…) về cho công ty FWD trước khi gửi bản gốc về (nếu cần thiết).
Sau khi có đủ thông tin đại lý sẽ thông quan hàng hóa và tiến hành đóng xuất đi.

Bước 3. Xác nhận thông tin B/L và khai manifest để nhập hàng lẻ

Sau khi nhận được xác nhận thông tin làm B/L thì đại lý sẽ gửi bill gốc (file) vào mail cho công ty FWD sau khi hàng được cho lên tàu (có tên tàu, có số chuyến, có lịch trình…).
Đồng thời việc gửi mail cho công ty FWD thì đại lý cũng gửi thông báo về việc nhận hàng cho đại lý của họ tại nước nhập khẩu, đại lý của họ sẽ thông báo cho công ty FWD khai manifest (up load manifest) lên hệ thống hải quan( up load manifest có mẫu sẳn của hải quan). Đối với nhập hàng LCL, người làm vẫn phải upload thông tin, ghi số contaier và số seal mà kiện hàng được đóng vào đó.

Bước 4. Nhận thông báo tàu đến và đi lấy D/O

Sau khi hàng được lên tàu, vận chuyển về kho CFS của bên đại lý tại nước nhập thì phía bên đại lý tại nước nhập sẽ gửi thông báo hàng đến cho công ty FWD bằng email, điện thoại, fax (tùy theo thông tin show trên bill ở phần notify of party).
Sau khi có thông báo hàng đến công ty FWD sẽ tiến hàng cử nhân viên qua đại lý tại nước nhập để lấy D/O.
Những chứng từ cần thiết để lấy D/O:
– Master B/L (vận đơn chủ).
– Giấy giới thiệu của công ty được ghi trên ô Consignee.
– Tiền đóng local charges tại đầu Việt Nam, tiền cước nếu cần.

Bước 5. Thông quan hàng hóa khi nhập hàng lẻ

Đồng thời với việc lấy lệnh thì công ty FWD sẽ truyền tờ khai trước lên hệ thống hải quan bằng phần mềm Ecus5.  Sau khi có kết quả phân luồng thì công ty FWD sẽ thông báo cho khách hàng đóng thuế nhập khẩu và thuế GTGT (thuế vào mới tiến hành thông quan được).
Bộ chứng từ cần để thông quan hàng:
– Tờ khai thông quan hàng hóa (kết quả phân luồng).
– HB/L (house bill of lading); MB/L (Mater bill of lading).
– Công văn đề nghị giao hàng của công ty FWD (tên công ty nằm trên MB/L)
– Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu.
– Packing list, invoice.
– Lệnh giao hàng (D/O). (không cần thiết giao cho hải quan)
– Chứng từ khác (C/O nếu có, công bố ATTP, kiểm dịch …)
Nhân viên giao nhận cầm bộ chứng từ xuống gặp hải quan phụ trách, căn cứ vào luồng tờ khai sẽ phân vào phải quan kiểm tra chứng từ hay là chuyển tiếp qua hải quan kiểm hóa hoặc giao trực tiếp cho hải quan thanh lý nếu là luồng xanh.
– Nếu luồng xanh gặp hải quan thanh lý để được thanh lý hàng
– Nếu luồng vàng thì gặp hải quan kiểm tra chứng từ, nếu hợp lệ thì tờ khai sẽ được chuyển qua hải quan thanh lý. Nếu có nghi ngờ sẽ được chuyển qua hải quan kiểm hóa để tiến hàng kiểm tra hàng hóa, còn nếu chứng từ chưa hợp lệ thì phải khai lại và chuẩn bị chứng từ hợp lệ.
– Nếu luồng đỏ thì sau khi hải quan kiểm tra chứng từ xong, nếu chứng từ hợp lệ thì sẽ chuyển qua hải quan kiểm hóa để tiến hành kiểm hàng. Nếu hàng hóa được kiểm tra đúng như đã khai thì sẽ được hải quan nhập vào hệ thống và tiến hành thanh lý hàng, còn hàng có vấn đề thì tiến hành xử lý theo từng trường hợp cụ thể.
Sau khi tiến hành xong các bước kiểm tra chứng từ, kiểm hàng xong thì hải quan chuyên trách sẽ nhập thông tin lên hệ thống, nhân viên giao nhận của công ty FWD sẽ kiểm tra trên trang web hải quan để in mã vạch.
Trước khi in mã vạch để đưa cho hải quan thanh lý thì cần làm phiếu xuất kho. Khi đăng ký phiếu xuất kho thì đăng ký luôn số xe vào lấy hàng lẻ. Khi có phiếu xuất kho và mã vạch thì cầm thêm tờ khai (nếu có), mang đến cho hải quan thanh lý để thanh lý hàng. Sau khi kiểm ra xong hải quan thanh lý sẽ đóng mộc lên tờ mã vạch và nhập lệnh giải phóng lô hàng lên hệ thống.

Bước 6. Lấy hàng ra khỏi kho CFS và giao hàng về kho cho khách hàng

Sau khi được đóng dấu thông quan lên mã vạch, thì nhân viên giao nhận của công ty FWD đưa phiếu xuất kho và mã vạch (photo và bản chính) xuống kho CFS và thông báo cho tài xế số kho, cửa kho để lấy hàng (hoặc đưa phiếu xuất kho và mã vạch cho tài xế tự xử).
Khi lấy hàng xong thì thông báo cho khách hàng chuẩn bị kho bãi để tiếp nhận hàng.

Bước 7. Lập thanh toán và trả lại chứng từ cho khách hàng

Sau khi giao hàng xong, và có biên bản giao hàng xong nếu có, thì kế toán công nợ tiến hành lên debit note và ra hóa đơn gửi cho khách hàng căn cứ theo hợp đồng hoặc thỏa thuận từ trước.

Trên đây là toàn bộ quy trình nhập hàng lẻ từ nước ngoài về Việt Nam. Hiện nay, Công ty cổ phẩn bưu vận Quốc tế Đông Dương – Indochinapost nhận nhập hàng lẻ từ nước ngoài về Việt Nam với mức giá hợp lí nhất, an toàn và chuyên nghiệp nhất.

 Tại sao lại chọn Indochinapost khi vận chuyển hàng lẻ LCL từ Việt Nam đi quốc tế?

• Với mạng lưới đại lý trải rộng trên các cảng biển khắp thế giới, những hợp đồng ký kết với các hãng tàu uy tín như: NYK, Hanjin, Kline, Evergreen, APL, MSC, Yangming… đã được Indochinapost chú trọng đầu tư và trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng container hàng đầu Việt Nam cho các tuyến đi Bắc Mỹ, Châu Âu, Châu Á…
• Cung cấp hồ sơ hoàn chỉnh, chính xác: vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), danh mục hàng hóa (tracking list), chứng nhận khử trùng,…cho khách hàng nhận tại nước nhập khẩu hết sức thuận tiện, không lo bị mất hàng.
• Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực khai báo hải quan, thực hiện các quy trình thủ tục cùng các mối quan hệ sẵn có bên hải quan và nhiều hãng tàu uy tín, dịch vụ vận chuyển đường biển, của chúng tôi luôn đảm bảo sự uy tín đối với khách hàng, với chi phí hợp lý đi kèm là lịch trình linh hoạt, thời gian vận tải nhanh chóng cùng sự hỗ trợ nhiệt tình.
• Chất lượng dịch vụ được bảo đảm, hàng hóa nguyên chất lượng khi vận chuyển bởi các tuyến đi thẳng thông qua mạng lưới đại lý lâu năm và có uy tín.
• Giá cạnh tranh và thời gian chuyển tải nhanh nhất, luôn gắn với bảo hiểm trách nhiệm người vận tải.